مدیریت زمان با قانون 2 دقیقه ای

دیوید آلن مشاور مدیریت زمان و نویسنده کتاب های پرفروش است. او برای بیش از یک میلیون متخصص در صدها سازمان، برنامه های خلاقیت و پیشرفت ارائه داده است.

مجله پنجره خلاقیت - ترجمه افسانه محمودی یزدانی:

نکات مدیریت زمان در گفت و گو با دیوید آلن، مدرس خودیاری

دیوید آلن مشاور مدیریت زمان و نویسنده کتاب های پرفروش است. او برای بیش از یک میلیون متخصص در صدها سازمان، برنامه های خلاقیت و پیشرفت ارائه داده است.

او شرکتی چند میلیارد دلاری را اداره می کند و سه کتاب نوشته است. او از قانون دو دقیقه ای برای انجام کارهای بیشتر و همراه با موفقیت سخن می گوید.

- آموزه های شما در مورد افرادی ست که از وقت کم برای انجام کارهای بیشتری استفاده می کنند. برای ما توضیح دهید که چگونه می توان این کار را با کارآیی بیشتر انجام داد.

بسیاری از افراد کارهای خود را به تعویق می اندازند به این دلیل که نمی دانند کار بعدی شان چه چیزی باید باشد. وقتی که تصمیم می گیرید که کار بعدی تان چه باشد، وقتی می گویید: «اوه، یک لحظه صبر کن! می توانم آن را خیلی سریع انجام دهم» این همان وقتی ست که می توانید پیشرفت کنید. شاید برای گرفتن اطلاعات لازم باشد که در اینترنت جست و جو کنید یا تنها برداشتن تلفن و گذاشتن پیغام برای برادرتان باشد... بسیاری از مواقع، مرحله بعد می تواند کاری باشد که به سرعت انجام شود.

بنابراین اولین قدم این است که اطمینان حاصل کنید کارها را تا مرحله بعد، به اجزای کوچک تر تقسیم کرده اید. سپس اگر زمان کوتاهی به دست آوردید، نظری به همه آن کارها بیفکنید و کاری را انتخاب کنید که برای آن مدت زمان محدود مناسب است. واقعیت این است که بسیاری از کارها در زمانی کمتر از دو دقیقه انجام می شوند.

- از قانون دو دقیقه ای تان برای مان بگویید.

من یک قانون دو دقیقه ای دارم که می گوید: اگر تصمیم بگیرید کاری در دو دقیقه انجام شود، درواقع باید همان وقت آن را درست انجام دهید؛ چون سازماندهی و بررسی آن بیشتر از دو دقیقه طول خواهدکشید؛ تا این که در همان اولین لحظه ای که توجه تان به آن جلب شد، آن را انجام دهید. اگر از پرسیدن این سوال که کار بعدی چیست، اجتناب نکنید، بسیاری از کارهای دو دقیقه ای را می توان در همان لحظه انجام داد. اکنون، زمان بسیاری در اختیار دارید برای کارهایی، همچون تهیه طرح ابتدایی یک نقشه، که نیاز به زمان بیشتری دارند، صرف کنید. شما نمی خواهید که آن را در ظرف دو دقیقه انجام دهید. بهتر است در اوقات دو دقیقه ای، بسیاری از کارهای کوچک همچون پاک کردن ایمیل های قدیمی یا پاکسازی فایل ها را انجام دهید.

وقتی که زمان کوتاهی می یابم و چندان انرژی برای انجام کارهای بزرگ ندارم، کارهای کوچک فراوانی در اطرافم هست که می توانم انجام شان بدهم. فرض کنید یک مکالمه تلفنی را به پایان رسانده ام و تا هفت دقیقه کاری ندارم، این احتمال وجود دارد که ایمیل های بی ارزش را پاک کنم یا فایلی را پاکسازی کنم یا شاید بروم یک فنجان قهوه بگیرم.

- این قانون دو دقیقه ای که در موردش صحبت می کنید، چیزی ست که ما از شما آموخته ایم و هر روز آن را به کار می بندیم. می دانید، یک ایمیل وارد صندوق دریافتها می شود و شما تصمیم می گیرید. آیا این کاری ست که من بتوانم در دو دقیقه انجام دهم؟ و اگر چنین است؛ فقط پاکش کنید، انجامش دهید و بگذارید انجام شود و ادامه دهید. اگر چنین نیست، آن را برای زمانی دیگر که وقت تمرکز روی آن فعالیت ها را دارید بایگانی کنید. درست است؟

بله. می دانید، بسیاری از افراد دریافته اند که برای تبدیل شدن به فرد انجام دهنده کارها، خلاص شدن از کارهای دو دقیقه ای نمی تواند راه حل باشد، همچنین کنار گذاشتن آن نیز راه حل نیست، نظری دوباره بر آن افکندن و دوباره در مورد آن فکر کردن، راه حل است. آن را بیرون بکشید. همچون تفلون باشید. بگذارید از ظرف جدا شود. فکر می کنم این کار به افراد می آموزد برای انجام برخی کارهایی که با آن مواجه می شوند، تصمیمات اجرایی بگیرند. آیا این کاری ست که می توانم در دو دقیقه انجام دهم؟ این پرسشی کلیدی ست که باید مدنظر قرار دهید.

مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت. هدف‏های خود را تعیین، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت‌بندی كنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی، برای اجرای این اهداف است.

اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت

بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشم‌گیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، توانایی‏ها، مهارت‏ها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» كه در خلال آنها به انجام كارها می‌پردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.

زمان اوج بازدهی را مشخص كنید

منظور از زمان اوج، همان ساعت‏هایی است كه فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و كارایی‌اش بالاست. ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن كه تأثیر بسزایی بر روی عملكرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور كلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم كرد؛ دسته اول در ساعت‏های آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، كارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعت‏های واپسین، بعدازظهر، بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعت‏ها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند كه نیمه‏های شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سخت‌تر یا اپرانرژی و بازدهی و كارایی‌ خود اختصاص دهید.

تجزیه و تحلیل مشكلات

آیا می‌توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده كنید؟ زمان ما در یک روز، میان كار به عبادت، استراحت و تفریح، تقسیم می‌شود. تعادل به این معناست كه باید زمان كافی برای انجام كارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیت‏هایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.

آیا نیاز اصلی شما، قبول كردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضی از دوره‏های زندگی، زمان كافی برای انجام هر كاری كه دلمان می‌خواهد نداریم. این نكته، به ویژه برای خانواده‏هایی كه بچه‏های كوچک دارند و افراد مجردی كه باید كارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائز اهمیت است

آیا زمان كافی برای پرداختن به امور شخصی‌تان دارید؟ گاهی اوقات، زمانی را كه باید صرف امور شخصی و كارهایتان بكنید، اولویت پیدا می‌كند. شما به زمان احتیاج دارید؛ تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید.

برای حفظ سلامت روان، به سرگرمی‏ها و كارهای مورد علاقه‌تان بپردازید. توانایی خود را در «نه گفتن»، بالا ببرید و رابطه‌ای شفاف با دیگران برقرار كنید. برای «نه گفتن»، باید تمرین كرد. به خاطر داشته باشید كه نه گفتن و نپذیرفتن یک كار، می‌تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن كاری مهم‌تر باشد.

هدف‌گذاری كنید

برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید بر روی اهدافتان متمركز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، كاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.

بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان كار كنند. بررسی اهداف به طور كامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این كار است. شما باید بدانید در زندگی چه چیزی می‌خواهید و چه كسانی و چه سازمان‌ها، علت‏ها و انگیزه‏هایی، برای شما مهم‌تر هستند. بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی كاغذ بنویسید؛ در غیر این صورت، ممكن است اهدافتان مبهم باقی بمانند و هیچ‌گاه متوجه نشوید كه آیا به آنها دست یافته‏اید یا نه؟ پس به فعالیت‏ها و كارهایی بپردازید كه شما را در رسیدن به این اهداف كمك می‌كنند. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم‏های كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاه‌مدت هستند، بردارید. تكمیل به موقع این كارهای كوچک و كوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست داده‏اید؛ بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.

یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان‌ است.

برای خودتان برنامه زمانی بنویسید

یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان‌ است. اغلب مردم در یک زمان نمی‌توانند بر روی تمام برنامه‏ها، فعالیت‏ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراین، آنها را روی كاغذ بنویسید و فهرست‏های متفاوتی از برنامه‏هایتان تهیه كنید.

آسان‌ترین راه برای نوشتن یك برنامه زمانی، فهرستی از كارهای بزرگ و كوچكی است كه باید انجام شوند. این فهرست به تنهایی كافی است تا با یادآوری كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهید.

راه دیگر برای داشتن یك برنامه زمانی، نوشتن كارهایی است كه باید به صورت زنجیره‌ای انجام دهید. در این فهرست، باید توالی زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید كدام كار مهم‌تر است و به انجام آن بپردازید و بعد، به سراغ كارهای دیگر بروید.

سومین نوع جدول زمانی، برنامه‌ای است با تمام جزئیات. این برنامه، هم دربرگیرنده ترتیب كارهاست و هم زمان تقریبی مدیریت زمان برای تكمیل آنها را دراختیارتان می‌گذارد.

اجرای برنامه زمانی

هیچ برنامه زمانی‌ای معجزه نمی‌كند و همیشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجود دارند. به هر حال، یک برنامه زمانی كه از قبل تنطیم می‌شود، به شما كمک می‌كند تا وظیفه خود را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقت‌تان كمتر تلف شود.

از قبل برای روزهایی كه كارهای زیاد و سخت دارید، برنامه‌ریزی كنید.

ابتدا به انجام دادن كارهای تكراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن كاری ضروری، زمان لازم را در اختیار داشته باشید.

استراتژی ‏های مدیریت زمان

جدا از یک برنامه زمانی كه برای خودتان نوشته‏اید، استراتژی‏های مدیریت زمان نیز می‌توانند بسیار مفید باشند. هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیت‌شان انجام دهید.همیشه یک دفترچه یادداشت و یک تقویم جیبی همراه داشته باشید و از آنها برای نوشتن فهرست كارهایی كه باید انجام شوند و ثبت زمان قرارهای ملاقات، استفاده كنید.

تا حد امكان اجازه ندهید كارهایی را كه برایشان برنامه‌ریزی نكرده‏اید، برنامه‌ریزی شما را مختل سازند. تلفن‏هایی را كه مربوط به شما نیست، جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج كاری‌تان، مزاحمتان شوند.هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیت‌شان انجام دهید.

سعی كنید در منزل نیز مانند اداره، منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد، می‌تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بكاهد.در یک زمان، فقط برروی یک چیز متمركز شوید و تمام توان خود را متوجه كاری كنید كه در دست دارید. عواملی را كه در كارتان وقفه ایجاد می‌كنند حذف كنید و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهایی كه باید انجام دهید، نكنید.

از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف‌گذاری، اولویت‌بندی هدف‏ها و معرفی فعالیت‏هایی كه در راستای نیل به این اهداف به شما كمك می‌كنند، استفاده كنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امكان را می‌دهد تا هوشمندتر كاركنید؛ نه سخت‌تر.