مدیریت زمان و راه‌هایی برای موفقیت در آن

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های اساسی برای موفقیت در کسب و کار است. افراد زیادی هستند که به دلیل نداشتن تمرکز برای مدیریت زمان کاری، ساعت‌های زیادی را در طول روز هدر می‌دهند. تعدادی از کارشناسان حرفه‌ای کسب و کار، روش‌های ساده‌ای برای کنترل زمان کاری پیشنهاد می‌دهند.

افراد زیادی هستند که بخش زیادی از زمان کاری خود را هدر می‌دهند. به بیان دیگر آنها نمی‌توانند حداکثر استفاده را از زمان داشته باشند و مدیریت زمان را به خوبی بلد نیستند. روش‌های ساده‌ای وجود دارد که افراد می‌توانند با به کار گرفتن آنها، حداکثر استفاده از زمان کاری خود را داشته باشند و در پایان روز تمامی وظایف کاری خود را به انجام برسانند.

دیوید آلن (David Allen) و مرلین مان (Merlin Mann) دو نویسنده‌ی حرفه‌ای در زمینه‌ی کسب و کار هستند که روش‌های ساده و کوتاهی را برای مدیریت زمان معرفی کرده‌اند. در ادامه با تعدادی از این روش‌ها آشنا می‌شویم:

ایمیل‌ها را کنترل کنید

پاسخ دادن یا رد کردن یک ایمیل نباید زمانی بیشتر از دو دقیقه بگیرد. اعلان‌های دریافت ایمیل را در کامپیوتر و گجت‌های خود غیر فعال کنید. سعی کنید ایمیل‌های کوتاه ارسال کنید و تنها به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید. بهترین کار برای مدیریت این مسئله، اختصاص زمانی جداگانه در روز برای رسیدگی به ایمیل‌ها است. فراموش نکنید که تکنولوژی خدمتکار خوبی است که البته گاهی اوقات می‌تواند به عنوان یک ارباب به شما دستور دهد.

زمان‌های کوتاهی را برای استراحت و تمرکز اختصاص دهید

سعی کنید زمان‌های کوتاهی را در طول روز مشخص کنید و از پشت میز کارتان و فضای کاری کمی دور شوید. در این زمان به استراحت جزئی و تلاش برای کسب تمرکز دوباره بپردازید. نیازی نیست به طور کامل محل کار را ترک کنید. همین که چند قدمی در اتاق کار طی کنید و به مسائل کاری از دید دیگری فکر کنید کافی است. با این کار انرژی طول روز خود را بازیابی می‌کنید.

لیست کارهای روزانه و هفتگی داشته باشید

این مورد توصیه‌ای است که در اکثر مقاله‌های آموزشی کسب و کار می‌خوانیم. به همین دلیل اهمیت آن از همه‌ی روش‌ها بیشتر است. افراد باید لیست‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای وظایف کاری خود داشته باشند و به آنها پایبند باشند. ابزار مورد استفاده برای این کار مهم نیست. تنها نکته‌ی مهم این است که این لیست به راحتی در دسترس و دید شما باشد. سعی کنی در نوشتن وظایف روزانه واقع‌گرا باشید. اگر لیست‌های شما بیش از حد طولانی باشند و نتوانید به آنها عمل کنید، پس از مدتی دل‌سرد می‌شوید.

زمانی را به پرورش خلاقیت اختصاص دهید

در طول روز ساعتی را برای پرورش خلاقیت اختصاص دهید. ارتباطات را قطع کنید و در تنهایی به مسائل و مشکلات مختلف از دیدگاهی خلاقانه نگاه کنید. به دنبال ایده‌ها و روش‌های جدید برای انجام کارها باشید. برای شروع پروژه‌های جدید ایده‌پردازی کنید و سعی کنید ذهن خود را برای پرورش ایده‌های نو آماده کنید.

جلسه‌های غیر ضروری را حذف کنید

همه‌ی افراد می‌دانند که زمان زیادی از طول یک جلسه‌ی کاری، هدر می‌رود. بهتر است تنها در جلساتی شرکت کنید که حتما به آنها نیاز دارید یا مدیر شما به شما دستور شرکت در جلسه را داده است. اگر به عنوان یک مدیر فعالیت می‌کنید، بهتر است زمان‌بندی مناسبی برای برگزاری جلسات داشته باشید. اهداف جلسه را به روشنی بیان کنید و سعی کنید زمان جلسات را تا حد امکان کاهش دهید تا شرکت‌کنندگان نیز برای استفاده‌ی حداکثری از این زمان تلاش کنند.

از چند وظیفگی بپرهیزید

سعی نکنید همه‌ی کارها را با هم انجام دهید. برای افزایش تمرکز باید زمان خاصی را برای هر وظیفه یا پروژه اختصاص دهید. مهارت‌ها و علایق خود را کشف کنید و تنها کارهایی را انجام دهید که با آنها هم‌خوانی دارند.

محل کار را مرتب کنید

جایی که در آن کار می‌کنید، مکانی است که زمان زیادی از روز را در آن سپری می‌کنید. سعی کنید یک نظم کلی برای خود در نظر بگیرید و در انتهای روز زمانی را برای مرتب کردن آن اختصاص دهید. نامرتب بودن میز و محل کار، باعث از بین رفتن تمرکز و افزایش زمان اختصاص داده شده برای هر کار می‌شود.

تکنیک هایی کاربردی برای مدیریت زمان

کمبود زمان یکی از دغدغه‌های مهم و همه‌روزه بسیاری از ما است.

تا بحال به این فکر کرده‌اید که چگونه برخی افراد زمان کافی برای انجام همه‌ی کارهایی که مدنظرشان است را دارند، اما برخی دیگر با اینکه همیشه در انجام کارها عجله دارند، اما هیچ وقت  آنها را به پایان نمی‌رسانند. واقعیت این است که دسته‌ی اول افرادی هستند که از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می‌کنند، این افراد تمرینات و مهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته‌اند و آنها را هر روزه در زندگی شخصی و کاری به صورت عادت به کار می‌گیرند. در ادامه به بررسی  مواردی از این راهبردها می‌پردازیم:

۱- ابتدا کارهای مهمتر را انجام دهید
این یک قانون طلایی در مدیریت زمان است. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید؛ هنگامی که این کارها را تمام کردید، روزتان به خوبی پیش خواهد رفت. می توانید به سراغ دیگر کارها بروید و یا آنها را به فردا موکول کنید؛ به هر حال شما کارهای مهم خود را به پایان رسانده اید.

۲- طرح یا نقش کاری داشتن
هنگامی که به محل کارتان می‌روید اگر هیچ ایده‌ای برای انجام دادن نداشته باشید در این صورت هیچ کاری انجام نخواهید داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهید به اینکه  چه کاری را باید امروز انجام دهید. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده‌روی می‌کنند انجام می‌دهند و برخی دیگر زمانی که می‌خواهند بخوابند آن را بررسی می‌کنند.

وقتی که فکر کردن درباره‌ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می‌کنید این امر باعث می‌شود تا شما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که دارید فکر کنید، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده‌تر به سوی مقصدتان قدم برخواهید داشت. این چند دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید شما را بیشتر به سمت موثر بودن و سازنده بودن سوق می‌دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید شروع به اجرای طرح کنید.

3- «نه» گفتن را یاد بگیرید
پایبند بودن به زمان، به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید درک درستی از زمان در دسترس خود داشته باشید و این ویژگی ارزشمندی است که هر فرد می تواند با اندکی تلاش در خود ایجاد کند. شما می توانید متفاوت از سایرین باشید، باید یاد بگیرید که به بسیاری از فرصت ها «نه» بگویید. به یاد داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری داشتید، آنرا قبول کنید چراکه در غیر اینصورت ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید.

4- عملکرد چند وظیفه‌ای
مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه‌ای، یک استعداد درون‌داشتی است که همه‌ی ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک اینکه شما قادر به انجام چنین کاری هستید یا نه بسیار مهم است، اگر فکر می‌کنید استعداد انجام چنین کاری را دارید، در این صورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنید، اما اگر نمی‌توانید، هیچ‌وقت به خودتان زحمت انجام آن را ندهید.

برخی افراد در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم (زمانی که نمی‌توانند آنها را انجام دهند) نتیجه‌ای بسیار بدتر از انتظار به دست می‌آورند. تقبل انجام چند کار باهم باعث می‌شود هیچ یک از پروژه‌های مختلفی را که شروع کرده‌ایم به پایان نرسانیم و در نهایت همه‌ی کارها درهم و برهم شده و از اتمام کار ناامید می‌شویم.

۵- به موقع دست به کار شوید
تقریباً همه ما در طول زندگی چوب به تاخیر انداختن کارهای خود را خورده ایم. اصلاً سخت نیست! اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، قادر خواهید بود به نحو احسن آن را تا پایان مدیریت کنید.
مطمئناً اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، خیلی بهتر آن را به سرانجام می رسانید و استرس کم تری خواهید داشت. به خاطر داشته باشید انجام هیچ کاری مشکل نخواهد بود، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشید.

6- اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید
اغلب ما در انجام امور دچار وسواس شده و بیشتر از آن چیزی که نیاز هست، به جزئیات اهمیت می دهیم. معمولاً افراد ایده آل گرا دچار چنین حالتی می شوند. بهترین روش این است که با نگاهی به عملکرد گذشته خود، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده و کاری که قرار است انجام دهید معطوف شوید تا بتوانید بسیاری از امور را اصلاح کنید.

تدوین و اتخاذ استراتژی‌های موثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه‌ای و شخصی است.

7- کم کردن وقفه هنگام کار
در نهایت اینکه در زندگی سعی کنید چیزهایی که شما را از حرکت باز می‌دارند بشناسید و آنها را کاهش دهید. اگر واقع‌بینانه بنگریم اگرچه شاید همه‌ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهید اما شیوه‌ی مواجهه و برخورد با آنها را می‌توانیم تغییر دهیم. مثلا فرض کنید که در حال انجام یک پروژه مهم هستید، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران‌تان به شما کاری را محول می‌کند که می‌توانید بعدا برای آن وقت بگذارید.

در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه‌ای را که شروع کرده‌اید، تمام کنید و سپس کار جدید را شروع کنید. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس‌تان هنگام انجام کاری مهم به شما زنگ بزند و از شما بخواهد تا او را ملاقات کنید در این حالت کارفرمای شما حرف اول و آخر را می‌زند.

۸- زمان مشخصی را برای اینترنت و تلوزیون در نظر بگیرید
یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند تماشای تلوزیون، فیلم، بازی و یا شبکه های اجتماعی نظیر توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید. پیشنهاد می شود در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه کرده تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند. سپس سعی کنید آن را کاهش دهید.

9- زمان معینی را برای انجام هر کار در نظر بگیرید
فرض کنید کار یا پروژه ای به شما محول شده است؛ بجای آنکه با نگرانی بنشینید و در مورد آنها فکر کنید، این جملات را به خود بگویید: «من روی این پروژه کار می کنم تا انجام شود» و «من می خواهم ۳ ساعت روی این پروژه کار کنم.»
بخاطر داشته باید که محدودیت زمانی سبب تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه بهره وری تان نیز افزایش پیدا می کند. اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آن را به پایان برسانید.

۱۰- وقت استراحتی بین کارها داشته باشید
هنگامی که در انجام کارها عجله کنید، نمی توانید درک درستی از آنچه که انجام می دهید داشته باشید و اگر نتیجه دلخواهتان رخ ندهد، مطمئناً تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد. سعی کنید در حین انجام کارهایتان، زمانی را برای استراحت و آرامش داشته باشید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند. پیشنهاد می شود کمی قدم بزنید، آرام باشید و ذهن خود را از عوامل خسته کننده دور کنید.

۱۱-در همان ابتدا به لیست کلی وظایف خود نگاه نکنید
یکی از بدترین عواملی که سبب دلسردی شما می شود این است که در همان ابتدا به لیست کارهای انجام نشده خود، نگاه بیاندازید، آه بکشید و با خود بگویید که «هرکاری کنم باز هم وقت کافی برای انجام تمام آنها را ندارم.» در این مرحله بهترین کاری که می توان کرد این است که روی انجام یک کار متمرکز شوید و بعد از اینکه آنرا تمام کردید به سراغ مرحله بعد بروید.
گردآوری:بخش روانشناسی صبح بخیر
منابع:
iranmatlab.ir
دیجیاتو