مدیریت زمان : چرا زمان کم دارم؟

مدیریت زمان،‌ یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست. دوست روانشناسی می‌گفت: وقتی به حرف‌های مراجعین خودم فکر می‌کنم، احساس می‌کنم عمده‌ی مردم، صرفاً دو مشکل جدی را در حوزه‌های ذهنی و رفتاری به رسمیت می‌شناسند: «افسردگی» و «بیش فعالی».

هر کسی در توصیف خودش یا دیگران، به سادگی اعلام می‌کند که: «من هیچ مشکل خاصی ندارم. فقط این افسردگی زندگی من را خراب کرده». یا اینکه «دوست من، یا همسر یا همکار من،‌ بیش فعال است و …». ماجرای مدیریت زمان هم چیزی شبیه همین ماجرا شده. بسیاری از ما راهکار انواع مشکلاتمان را در در مدیریت زمان می‌جوییم.

چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همه ما به یک دلیل واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از رایج‌ترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور می‌کنیم:

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.

وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم.

یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.

مدیریت زمان و مسئله اولویت بندی در کارها کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است  و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و می‌بینم فرصت کافی برای آن ندارم.

شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم می‌کنم یا می‌خواهم بکنم. احساس می‌کنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.

شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.

اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید می‌شود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!

مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیار کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان می‌شود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟

یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه می‌شود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟

واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث می‌شود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که می‌تواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.

کمال طلب بودن می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است
کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که می‌تواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش می‌شود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال می‌شود.

اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.

یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.

طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.

مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم،‌ بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.

به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او می‌شود.

دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.

شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.

احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
منبع:متمم

 

ویدیو مرتبط :
10 تکنیک مدیریت زمان در فشار کاری بالا و زمان کم

---

خواندن این مطلب را به شما پیشنهاد میکنیم :

چگونه زمان مان را مدیریت کنیم که وقت کم نیاوریم؟

مدیریت زمان به استفاده درست از زمان برمی‌گردد

 

مدیریت زمان به استفاده از زمان برمی‌گردد که برای دست‌یافتن به آن روش‌های مختلفی وجود دارد.

ابراهیمی مقدم روان‌شناس : غاصبان زمان عواملی هستند که زمان را از بین برده و تلف می‌کنند و فرد برای مدیریت آنها برنامه خاصی ندارد.

لازم است فرد با برنامه‌ریزی و مدیریت درست این عوامل را به حداقل برساند تا بتواند از زمان خود استفاده بهینه کند.

عوامل زیر تحت عنوان غاصبان زمان به شمار می‌روند:
1- تماس‌های تلفنی مکرر یا طولانی‌شدن بیش از اندازه تماس تلفنی
2- ورود افراد بدون  قرار قبلی به محیط زندگی یا محل کار
3- زمانهایی که در موقعیت‌های خاص مثل ترافیک هدر می‌روند

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

1- اولویت بندی کارها
فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی تهیه کنید و آنها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته‌بندی کنید
بعد از اینکه این فهرست را تهیه کردید به نحوه‌ی استفاده از زمان توجه کنید و سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید.

2- کار امروز را به فردا نیندازید
هر چقدر کاری ناخوشایند و استرس‌زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است پس برای رهایی از این عادت می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:

برنامه‌ریزی کنید و برای این کار از یک دفترچه استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یادداشت کرده و کارهای بزرگتر را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید.

ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه‌هایی که داشتید عمل نکرده‌اید اشکالی به‌وجود نمی‌آید، اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می‌کند تا دوباره به مسیر اصلی خود برگردید.

3- تعهدات خود را مدیریت کنید
تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم تولید استرس می‌کند بنابراین برای مدیریت آنها به نکات زیر توجه کنید:
- خود را نسبت به مسائلی که برای شما مهم نیست متعهد نکنید.
- متعهد جدیدی برای خود ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند باشید.
- احساس مسئولیت کنید، تعهد خود را جدی بگیرید و از زیر کار شانه خالی نکنید.
- از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.

4- نه گفتن به درخواست‌های نابجا و غیر مهم
بسیاری از اوقات قبول کردن درخواست‌های نابجا و غیرضروری دیگران بخش قابل توجهی از وقت شما را به خود اختصاص می‌دهد، اگر قادر باشید با گفتن نه از انجام این امور خودداری کنید موفق شده‌اید میزان قابل توجهی از وقت خود را مدیریت کنید.

5- استفاده بهتر از وقت‌های مرده
تاکنون فکر کرده‌اید که روزانه چه قدر وقت شما در مسیر سرویس، ایستگاه اتوبوس و اتاق انتظار پزشک هدر می‌رود؟ شما می‌توانید با همراه داشتن یادداشت‌های درسی یا فلش کارت‌های دروس مختلف ( مثل ادبیات، زبان، شعر و...) از این اوقات مرده به طور بهینه استفاده کنید.

6- یادگیری مهارت‌های مطالعه مؤثر
مهارت‌های مطالعه از قبیل تندخوانی، خلاصه‌نویسی و یادداشت‌برداری، روش خواندن دروس، حتی تندنویسی و خوش‌نویسی می‌تواند در صرفه‌جویی وقت شما بسیار کارساز باشد بنابراین  سعی کنید این مهارت‌ها را یاد بگیرید تا اوقات شما بهتر مدیریت شود.

7- کنترل اوقات فراغت و تفریح
تفریح و استراحت به جا و به موقع موجب احیای انرژی‌روانی و جسمانی شما جهت انجام فعالیت‌های اصلی می‌شود بنابراین اگر تفریح بخواهد زمان زیادی از وقت شما را به خود اختصاص دهد، دیگر کارایی ندارد و باید محدود شود، با این کار وقت جدیدی‌ را برای خود به وجود می‌آورید.

8- تنظیم‌کردن وقت خواب
شب بهترین زمان برای استراحت و خواب است بنابراین عادت کنید روز را به انجام فعالیت‌های درسی و تکالیف و شب را به خوابیدن اختصاص دهید زیرا کم‌خوابی باعث کاهش تمرکز شده و بی‌خوابی زیاد موجب بیماری در فرد می‌شود، در حالی که خواب کافی باعث تمرکز بیشتر و افزایش یادگیری می‌شود.

کار درست را در زمان درست انجام دهید

 

مدیریت زمان در کسب و کار
رهنمودهایی کلی برای استفاده بهینه از وقت در محیط کار وجود دارد که این رهنمودها در ذیل آمده است:

1- کار درست را در زمان درست انجام دهید
در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند، این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم بنابراین با انجام کارها براساس اولویت کارهای خود را بهتر می‌توانیم مدیریت کنیم.

2- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا ، امروز کنید
فهرست کارها را بررسی کنید به طوری که کارهای انجام نشده را در اولویت قرار دهید و کارهای انجام شده را پاک کنید این کار باعث می‌شود اقداماتی را که باید در مرحله دوم انجام دهید، بیاد آورید.

3- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. در این ساعات بیشترین انرژی و تمرکز را دارید و می‌توانید در آنها مشکل‌ترین کارها را انجام دهید.

4- از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه نکته را باید رد نظر بگیرید:
- جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد.
- حوزه‌های بحث باید اولویت‌بندی شوند
- تنظیم دقیق زمان جلسه

5- به صورت مؤثر تنویض کنید
تنویض زمان بیشتری ایجاد می‌کند، اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست و بهتر است برای تنویض از فهرست اولویت‌بندی شده کارها نگاه کنید زیرا این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تنویض کمک  می‌کند.

در قدم بعدی اجازه دهید فرد مار را انجام دهد و مناسب است کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید و دائماً بالا سرکار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می‌دهد.

6- میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت‌و‌نیم، دنبال چیزهایی خود روی میز می‌گردد که با مرتب نگه‌داشتن آن می‌توان هفت ساعت‌و نیم به هفته کاری اضافه کرد.

7- روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید
برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.
نتیجه علمی تمام این کارها و سیاست‌کذاری در بخش زمان، استفاده کردن از چیزی است که دیگر برگشت‌پذیر نیست و دست یافتن به آن غیر ممکن است زیرا هر فرد در هر لحظه فقط یکبار می‌تواند باشد پس او باید از مدتها قبل برای استفاده از لحظاتی که خواهند آمد برنامه‌ریزی و مدیریت کند و بداند که مدیریت زمان از همه‌ی مدیریتها در زندگی مهمتر است.
منبع:باشگاه خبرنگاران