15 نکته درباره ایمیل مارکتینگ و ارسال خبرنامه

وب سایت خوارزمی - مریم براری: ایمیل مارکتینگ (بازاریابی ایمیلی)، روش خوبی برای دسترسی به مشتریان، بدون صرف هزینه زیاد است. اما مسئولیت بزرگی نیز می‌باشد، چرا که افراد آدرس ایمیل خود را به هر کسی نمی‌دهند. آیا در فکر داشتن خبرنامه برای شرکت خود هستید؟ در این‌جا نکاتی را ذکر می‌کنیم که بهتر است به یاد داشته باشید.

مشترک شدن را آسان کنید.

فرم ثبت‌نام را در صفحه اول وبلاگ، فیس‌بوک و هر جایی که مشتریان و طرفدارانتان فعال هستند منتشر کنید. ممکن است بخواهید اسامی و تاریخ تولدها و اطلاعات دیگری را جمع‌آوری کنید اما زیاده‌روی نکنید. فرم اشتراک طولانی ممکن است افراد را خسته کند.

به مشترکان بگویید چه قصدی دارید.

اگر قصدتان این است که بروزرسانی شرکت، فروش‌های اینترنتی، خبرهای روزانه و یا اطلاعات مهم هفتگی را برای مخاطبان بفرستید، مهم است که آن‌ها را ذکر کنید. تا آن‌جا که می‌توانید در فرم ثبت‌نام، اطلاعات در اختیارشان بگذارید، در این صورت می‌توانند برای ماندن در لیست تصمیم‌گیری کنند.

ایمیل خوش‌آمدگویی بفرستید.

هوشمندانه است که به افراد یادآوری کنید چرا در لیست هستند و به آنان اطمینان دهید که چیزای خوبی برای عرضه دارید. حتی می‌توانید برای مشترکان جدید، پیشنهاد ویژه در نظر بگیرید و از این طریق از حسن انتخاب آنان تشکر کنید.

خبرنامه خود را به گونه‌ای طراحی کنید که متناسب با برندتان باشد.

ایمیل شما باید با ظاهر برندتان هماهنگ باشد. اگر از قالب استفاده می‌کنید، رنگ و لوگوی شرکت را در هِدِر قرار دهید. اگر ایمیلتان حاوی مطالب شرکت‌تان باشد، خوانندگان از ابتدا با آن احساس نزدیکی می‌کنند.

آن را قابل مرور کنید.

مشترکان شما افراد پر مشغله‌ای هستند که ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند، بنابراین بهتر است فرض کنید توجه ویژه‌ای به شما ندارند. به جای یک متن بلند، متن خود را به چند پاراگراف کوچک تقسیم کنید. سرفصل‌ها و عکس‌هایی را برای راهنمایی مشتریان در ایمیل قرار دهید و بررسی آن را آسان کنید. در بالای خبرنامه، تیرزی اضافه کنید که نشان دهد چه برای فروش دارید. اگر مطلب بلندی را می‌فرستید، لینک ادامه مطلب را قرار دهید؛ که افراد بتوانند در زمان مناسب آن را بخوانند. عنوان باید جامع و گیرا باشد.

مطالبی را که افراد می‌خواهند، برایشان بفرستید.

سرویس‌های خبرنامه، امکاناتی مانند گروه‌ها و دسته‌بندی‌ها را ارائه می‌دهند تا بتوانید مطالبتان را مناسب خوانندگان انتخاب کنید. اگر ایمیل‌های متفاوتی به افراد مختلف می‌فرستید، از افراد بخواهید گزینه پیوستن به گروهی خاص را در فرم ثبت‌نام علامت بزنند. اگر فروشگاه شما، فروشی دارد می‌توانید آن را تنها به گروه خاصی بفرستید. ارسال متون مناسب، خوانندگان را در ارتباط با شما نگه می‌دارد و آنان را مشتاق می‌کند منتظر خبرنامه باشند و آن را با دیگران به اشتراک بگذارند.

تقویم انتشار داشته باشید.

داشتن خبرنامه منظم، یک تعهد است. اگر به مدت چند ماه چیزی ارسال نکنید، خوانندگانتان شما را فراموش می‌کنند و ممکن است ایمیل‌های بعدی را پاک کنند. برای برنامه‌ریزی، نوشتن، طراحی و ارسال منظم خبرنامه‌ها وقت صرف کنید.

ویرایش کنید.

زمانی را برای ویرایش و اصلاح در نظر بگیرید. هر بار که ایمیلی ارسال می‌کنید، مستقیم به اینباکس می‌رود و فرصتی برای اصلاح آن وجود ندارد. خبرنامه‌ها حاوی مطالب مفید هستند و اثرات بد خبرنامه‌های نامناسب، متوجه فرستنده است. نحوه نگارش و دستور زبان، برای ایمیل‌ها نیز همانند وبسایت و وبلاگ‌ها ضروری است.

آزمایش کنید.

موبایل‌ها و سرویس‌های ایمیل مختلف، ایمیل‌ها را به شکل متفاوتی نشان می‌دهند. ایمیل‌های آزمایشی را به همکاران ارسال کنید، و یا از برنامه‌ای استفاده کنید که ظاهر ایمیل‌ها را در صفحات بزرگ و کوچک نشان می‌دهد. آزمایش کردن، اشتباهات طراحی را قبل از آنکه دیر شود آشکار می‌کند.

 برنامه‌های آزمایشی همچنین می‌توانند نشان دهند که ایمیل، درگیر فیلتر می‌شود و یا نه. می‌توانید سرویس‌های ایمیل مختلفی را امتحان کنید. از ارسال عکس‌هایی با حجم زیاد خودداری کنید و گزینه متن ساده را برای هر ایمیل قرار دهید.

موبایل را در نظر داشته باشید.

اگر ایمیلی در موبایل نشان داده نشود، عملکرد خوبی ندارد. ایمیل‌های ارسالی باید با موبایل سازگاری داشته باشند. بر اساس مطالعات، ۶۳ درصد از آمریکاییان و ۴ درصد از اروپاییان ایمیلی را که برای موبایل بهینه نشده باشد می‌بندند و یا پاک می‌کنند. وقتش رسیده که از قالب مناسب استفاده کنید.

قواعد اسپم را بدانید.

شما تنها مجاز به ارسال ایمیل‌های انبوه به افرادی هستید که در لیست‌تان هستند. شما حق این را ندارید که از آدرس ایمیل افراد برای ارسال ایمیل‌های دیگر استفاده کنید مگر آنکه در موقع ثبت نام ذکر کرده باشید. لینک لغو اشتراک را در هر ایمیل قرار دهید، و در قدم اول به مشترکان یادآوری کنید که چطور در لیست شما قرار گرفته‌اند.

سعی کنید تا متن شما قابلیت به اشتراک‌گذاری داشته باشد.

متنی را ارسال کنید که افراد تمایل به اشتراک‌گذاری آن را داشته باشند و انجام آن را برایشان آسان کنید. درست است که مشترکان می‌توانند ایمیل را فوروارد کنند، اما تقاضای زیادی است. لینکی عمومی برای مطلب ایمیل قرار دهید که افراد بتوانند آن را جایی غیر از فضای ایمیل نیز بخوانند. لینک فیس‌بوک و توئیتر را نیز به خبرنامه اضافه کنید، در این صورت خوانندگان می‌توانند مطلب را در هر جایی که عضو هستند به اشتراک بگذارند. زمانیکه دوستانشان شروع به اشتراگ‌گذاری کنند، شما متوجه کارکرد آن می‌شوید.

آمار را زیر نظر داشته باشید.

بسیاری از سرویس‌های خبرنامه‌، گزارشاتی را ارائه می‌دهند که حاوی اطلاعات مفید است. خواندن و درک گزارشات را فرا بگیرید، در این صورت می‌توانید از آمار برای پیشرفت در کار بهره ببرید. به تعداد کلیک و باز کردن ایمیل‌ها توجه کنید، و الگوی کم و زیاد شدن آن را یاد بگیرید. اگر سرویسی تعداد زیادی لغو اشتراک داشته باشد، سرویسی دیگر را امتحان کنید.

دوستانه باشید.

از لحنی عادی در خبرنامه خود استفاده کنید. از آنجایی که بیشتر ایمیل‌ها به طور مستقیم از جانب یک شخص می‌آید، افراد انتظار لحنی معمولی دارند. بنابراین لحنی رسمی و سنگین نامناسب است. اگر در زمان ثبت نام اسامی کوچک افراد را جمع‌آوری کنید، می‌توانید از آن‌ها در ایمیل‌های خوشامدگویی استفاده کنید.

اگر چیزی برای گفتن دارید ایمیل ارسال کنید.

روشن است، ولی بسیاری از شرکت‌ها خبرنامه‌های بی‌محتوا ارسال می‌کنند. ایمیل راهی برای انتشار مطالب است، پس مطلب باید در اولویت باشد. قبل از ارسال خبرنامه، اطمینان حاصل کنید که می‌تواند در پیشبرد اهدافتان مؤثر باشد. در غیر این صورت وقت خود و مشترکان را هدر می‌دهید. از خود بپرسید: هدف از این نوع ارتباط چیست؟ چه برای گفتن داریم؟ موفقیت را چطور ارزیابی می‌کنیم؟

خلاقیت: تحقیقات نشان می دهد که در محیط اینترنت، بازاریابی از طریق ایمیل (email marketing) بعد از بازاریابی از طریق موتورهای جست و جو (Search Marketing) اثربخش ترین روش بازاریابی بوده است. بر این اساس گفت و گویی انجام داده ایم با امیر بختایی، پژوهشگر، مدرس و مشاور بازاریابی و تبلیغات و نیز نویسنده کتاب مدیریت تبلیغات اینترنتی که در ادامه ماده است:

1- بازاریابی از طریق پست الکترونیک چه مزایایی نسبت به ارسال نامه های پستی به همراه دارد؟

بازاریابی از طریق پست الکترونیک در مقایسه با رسانه های سنتی دارای مزایای قابل توجهی است. برخی از این مزایا عبارتند از:

* امکان ارسال پیام به مشتریان بالقوه و بالفعل با هزینه بسیار کم را فراهم می سازد. شما با صرف هزینه ناچیز میتوانید پیام خود را به مخاطبان بسیار زیادی ارسال کنید.

* امکان ارسال پیام در زمان بسیار کوتاه در مقایسه با نامه های کتبی را فراهم می سازد. زمان ارسال و دریافت پیام های ایمیل قابل قیاس با نامه های مکتوب نیست. در این مسیر فاصله جغرافیایی هر قدر هم که زیاد باشد نقشی در افزایش زمان ارسال و دریافت ندارد. علاوه بر این آماده سازی پیام و استفاده عملی از این ابزار هم بسیار سریع و آسان است.

* میزان اثربخشی پیام های فرستاده شده، کاملا قابل ردیابی و اندازه گیری است. شما به راحتی می توانیدمیزان اثربخشی پیام های ایمیلی خود را ردیابی کنید و مورد ارزیابی دقیق قرار دهید.

* برخلاف بازاریابی مبتنی بر وب سایت، پیام ها را می توان به تمام مشتریان به صورت سفارشی رساند. از جمله ویژگی های بازاریابی ایمیلی این است که متناسب با سلیقه و نیاز هر مخاطب می توان پیامی سفارشی تهیه و ارسال کرد.

* ایجاد نتایج فوری در استفاده از این ابزار بسیار بیشتر فراهم است. با توجه به سرعت انتقال پیام های ایمیلی امکان بهره بردن از این ابزار برای کسب نتایج سریع و انجام اقدامات زودبازده فراهم شده است.

2- مهمترین کاربردهای بازاریابی از طریق پست الکترونیکی در چه مواردی است؟

یکی از کاربردهای پست الکترونیکی معرفی کالاها و خدمات جدید به مشتریان است. فرض کنید شما فروشنده پوشاک هستید و اینک محصولات تازه ای را تهیه کرده اید. حالا قصد دارید مشتریان قبلی را از این مهم آگاه کنید. چنانچه قبلا اطلاعات اولیه مشتریان را دریافت و ثبت کرده باشید، به راحتی از طریق ارسال پست الکترونیکی می توانید محصولات جدید خود را به مشتریان معرفی کنید.

کاربرد دیگر پست الکترونیکی ترغیب مشتریان به خرید فوری کالا و خدمات در زمانی مشخص است. فرض کنید همان فروشگاه پوشاک چنین قصد داشته باشد.

با برگزاری یک جشنواره خرید و اطلاع رسانی آن از طریق پست الکترونیکی می تواند امتیازات ویژه ای که برای خرید در زمان جشنواره برای مشتریان در نظر گرفته را سریعا به آنها اعلام و از این طریق و با ترغیب مشتریان، امکان خرید بیشتر محصولات در زمان معین تا حد قابل توجهی افزایش خواهد یافت.

و اما یکی از مهمترین کاربردهای پست الکترونیکی ایجاد وفاداری در مشتریان است. اگر متناسب با سلیقه و درخواست مشتریان، پیشنهادات مناسب آنها را آماده و در زمان مناسب به آنها اعلام کنیم. و در واقع بتوانیم رابطه خود را با مشتری به یک رابطه نزدیک و مستمر تبدیل کنیم و البته با ارائه کالا و خدمات مناسب رضایت خاطر مشتری را به دست آوریم احتمال وفاداری مشتری به ما تا حد زیادی افزایش می یابد. برای وفادارسازی مشتریان باید به کیفیت و استمرار ارتباطات توجه ویژه داشت و این کار با پست الکترونیکی ساده تر می شود.

3- آیا پست الکترونیکی فقط برای ارتباط با مشتریان قبلی قابل استفاده است یا برای ارتباط با مشتریان جدید و احتمالی هم می توان از آن استفاده کرد؟

به طور کلی مخاطبان یا همان دریافت کنندگان ایمیل را به دو گروه تقسیم می کنند. گروه اول شامل کسانی است که از قبل تمایل خود به دریافت ایمیل را اعلام کرده اند که این گروه عمدتا خود به دریافت ایمیل را اعلام کرده اند که این گروه عمدتا شامل مشتریان قبلی ما هستند. گروه دوم شامل افرادی است که قبلا مشتری ما نبوده اند. بلکه ما توانسته ایم اطلاعات تماس آنها را از جایی دیگر تهیه و به لیست دریافت کنندگان ایمیل اضافه کنیم.

ارسال ایمیل برای گروه اول قطعا موثر است. در عین حال اگر بتوانیم اطلاعات افراد جدیدی که ویژگی های لازم برای مشتری شدن را دارند و به نوعی محصولات ما برای آنها مناسب است را بیابیم، می توانیم با ارسال ایمیل های جذاب درصد قابل توجهی از آنها را به لیست مشتریان خود اضافه کنیم. بنابراین کاربرد پست الکترونیکی از سطح مشتریان بالفعل فراتر رفته و مشتریان بالقوه را نیز می تواند شامل شود.

4- برای به کارگیری بازاریابی از طریق پست الکترونیک چه اقدامات اولیه را باید انجام داد؟

برای به کارگیری بازاریابی از طریق پست الکترونیک سازمان ها و شرکت ها نیازمند ایجاد بسترهایی هستندکه از مهمترین آنها می توان به این موارد اشاره کرد:

* ابتدا باید بانک اطلاعاتی مناسبی از مشتریان بالقوه یا بالفعل خود تهیه کنند. این بانک می تواند لیست مشتریان قبلی باشد یا لیست مشتریان احتمالی محصولات آنها. می توان از بانک های اطلاعاتی آماده که توسط شرکت های معتبر تهیه شده نیز استفاده کرد. اثربخشی بانک های اطلاعاتی که در اینترنت تبلیغ می شوند چندان بالا نیست در مقابل اجاره بانک های اطلاعاتی شرکت های معتبری که مشتریان آنها می توانند مشتری محصول ما باشند اثربخشی بیشتری دارد.

* همچنین باید بسترهای لازم برای ارسال ایمیل به صورت انبوه را هم فراهم ساخت. برای این منظور می توان از نرم افزارهای امتحان پس داده موجود در بازار استفاده کرد. باید مراقب بود که ارسال انبوه ایمیل باعث جریمه وب سایت ما توسط ارائه دهندگان خدمات اینترنتی نشود. همچنین باید مراقب بود که ایمیل های ما به عنوان اسپم یا مزاحم شناخته نشوند چون در اینصورت ایمیل های ما در پوشه اسپم یا همان ایمیل های ناخواسته وارد شده و در این صورت احتمال خوانده شدن پیام ها به شدت کاهش می یابد.

* نکته بسیار مهم دیگر به روز رسانی بانک اطلاعاتی است. توصیه می شود حداقل به صورت ماهانه بانک اطلاعاتی به روز شده تا اطلاعات جدید به بانک اطلاعاتی وارد شده و در مقابل اطلاعات غیرمرتبط یا غیرفعال نیز از بانک اطلاعاتی حذف شوند. اثربخشی برنامه ارتباطی از طریق ایمیل بستگی به بانک اطلاعاتی مورد استفاده دار. هر چقدر بانک اطلاعاتی ما غنی تر باشد، احتمال موفقیت هم بیشتر می شود.

5- فرایند بازاریابی از طریق پست الکترونیک چیست؟

فرایند بازاریابی از طریق پست الکترونیک شامل چهار مرحله اصلی است:

مرحله اول شامل تعریف اهداف بازاریابی از طریق پست الکترونیکی است.

چنانچه اهداف بازاریابی ما مشخص نباشد امکان انحراف از برنامه افزایش می یابد. ضمن اینکه امکان سنجش صحیح اثربخشی اقدامات نیز با دشواری همراه خواهد بود. برخی از اهداف بازاریابی از طریق ایمیل عبارتند از:

* برندسازی
* جلب مشتریان جدید
* ایجاد فروش فوری
* افزایش نرخ نگهداری مشتریان
* برقراری ارتباط با مشتریان فعلی
* ارائه اطلاعات محصولات و خدمات به مخاطبان

مرحله دوم شامل طراحی و تدوین استراتژی های اثربخش است. بعد از تعریف اهداف باید درخصوص نحوه دستیابی به این اهداف تصمیم گیری کرد. در این مرحله بهترین مسیر رسیدن به مقصد کشف و مورد استفاده قرار می گیرد. به عنوان نمونه می توان از استراتژی های زیر نام برد:

* چاشنی های فروش (جوایز، مسابقات، کوپن های تخفیف و ...)
* خبرنامه ها
* نامه های یادآوری
* برنامه های آموزشی

مرحله سوم شامل برقراری ارتباط با مخاطبان است. تصمیم گیری درخصوص قالب ایمیل، موضوع ایمیل و محتوای نامه الکترونیکی در این مرحله انجام می شود. انتخاب قالب مناسب می تواند بر اثربخشی برنامه بازاریابی کمک شایانی کند. موضوع ایمیل تا حد ممکن باید کوتاه، جالب و توجه برانگیز باشد تا احتمال خوانده شدن ایمیل افزایش یابد. محتوای نامه هم باید به صورت کوتاه، شفاف و صریح نوشته شود.

نهایتا مرحله چهارم شامل ارزیابی نتایج است. در این مرحله ما به بررسی نتایج حاصله می پردازیم تا به نکات مثبت و احیانا اشتباهاتی که صورت گرفته پی ببریم و از آموزه های خود جهت بهبود برنامه های آتی استفاده کنیم. برخی از شاخص هایی که برای ارزیابی می توان از آنها استفاده کرد عبارتند از:

* نرخ کلیک
* نرخ لغو عضویت ها
* درصد ایمیل هایی که فوروارد می شوند
* میزان سفارش های دریافتی

6- به نظر می رسد مرحله سوم، مرحله ظریف و حساسی است. برای تهیه محتوای مناسب چه نکاتی را توصیه می کنید؟

تا حد ممکن باید محتوای نامه کوتاه و رسا باشد. کنترل کنید که متن شما غلط املایی نداشته باشد. بهتر است از تصاویر محدودی استفاده شود تا حجم ایمیل بیش از حد زیاد نشود. بهتر است به شکلی لحن متن را بنویسید که صحبت می کنید. از رنگ های متنوع استفاده کنید و تاکیدها را با حروف بولد نشان دهید. هر درخواست را باید در یک ایمیل ارسال کرد و امکان ارتباط مستقیم با سایت یا صفحه مربوطه را هم نباید فراموش کرد.

نکته مهم دیگر اینکه حتما امکان لغو عضویت را آسان و روشن در پیام قرار دهید. این کار احتمال اسپم شدن ایمیل های شما را کاهش می دهد. بهتر است از ارسال پیوست های حجیم خودداری شود چرا که زمان دانلود را افزایش داده ضمن اینکه احتمال انتقال ویروس را زیاد می کند. باید آدرس کامل اینترنتی خود را در انتهای پیام ذکر و حتما مخاطبان را دعوت به اقدامی مشخص کنید. فراموش نکنید که ایمیل ها باید امضا داشته باشند. یک امضای کامل شامل نام، پست سازمانی، نام شرکت، نحوه ارتباط با شرکت و نگارنده و نیز آدرس وب سایت است.

و بالاخره مراقب باشید که طبق قوانین اینترنتی مطالب خود را ارائه کنیدتا گرفتار اسپم نشوید. همچنین برای جلوگیری از اسپم شدن لازم است به مخاطبان تاکید کنید که با اجازه آنها برایشان ایمیل ارسال می کنید. به آنها اجازه دهید که چنانچه تمایلی به دریافت ایمیل های بعدی ندارند به سادگی نسبت به لغو عضویت خود اقدام کنند. پس اطمینان حاصل کنید که گزینه لغو عضویت ایمیلیتان کار می کند.

چنانچه به موارد فوق توجه کافی صورت گیرد، می توان با صرف هزینه ای کم، و با بهره بردن از قابلیت های بازاریابی از طریق ایمیل، محصولات و خدمات خود را در زمانی کوتاه و با کیفیتی مناسب به مخاطبان معرفی کرد و با حفظ ارتباط با مشتریان، در آنها وفاداری ایجاد کرد.

این نکته مهم ضروری است که بازاریابی از طریق ایمیل زمانی اثربخشی بیشتری پیدا می کند که همراه با روش های دیگر بازاریابی استفاده شود.