هفت مهارت کلیدی برای ارتباطات بهتر

کاوشی سازمان یافته در خصوص هفت مهارت کلیدی برای ارتباطات بهتر در حوزه‌های کاری، خانوادگی و اجتماعی

مدیر سبز: کاوشی سازمان یافته در خصوص هفت مهارت کلیدی برای ارتباطات بهتر در حوزه‌های کاری، خانوادگی و اجتماعی

چالش اول

با دقت و حساسیت بیشتری گوش دهید

اول گوش دهید و قبل از آن که نظر خود را در خصوص آنچه گفته شد بیان کنید، آنچه را که شنیدید تصدیق کنید ولو اینکه با آن موافق نباشید. برای آن که حداکثر توجه طرف مقابل را جلب نمایید، به این نکته توجه کنید: گوش بدهید و قبل از آنکه نقطه نظر خود را مطرح کنید، در یک یا دو عبارت آنچه را که شنیدید (خصوصا از منظر احساسی) دوباره بیان کنید. بر اساس این نوع نگاه به فرایند گوش دادن، بین تصدیق و تایید یا موافقت تفاوت وجود دارد. تکرار حرفی که دیگران زده‌اند، اذعان احساسات آن‌ها و یا بیان عملی که مرتکب شده‌اند لزوما به معنی تایید و یا موافقت با آن‌ها و یا تبعیت از آن‌ها نیست.

این چالش در سطوح عمیق‌تر شامل فراگیری مهارت گوش دادن به صدای درونتان و همچنین فراگیری مهارت وفاداری به شخصیت اصلی‌تان است آن هم در عین مواجهه با افرادی که کاملا با شما متفاوت هستند.

چالش دوم

مقصودتان از محاوره را برای طرف مقابل توضیح داده و از وی دعوت کنید تا با شما موافقت کند

به منظور کمک به طرف مقابل برای همکاری و مشارکت با شما در محاوره و همچنین کاهش احتمال هر گونه سوتفاهم، بسیار مناسب است که در ابتدای محاوره، طرف مقابل را با خود همراه کنید. هر چقدر محاوره برای شما مهم‌تر باشد، اهمیت دادن تصویری کلی از موضوع به طرف مقابل نیز بیشتر خواهد بود. بسیاری از ارتباط‌گران موفق، مکالمات مهم خود را با عباراتی نظیر این آغاز می‌کنند: من می‌خواهم چند دقیقه‌ای درباره فلان موضوع با شما صحبت کنم. چه موقعی برای شما مناسب است؟ تمرینات مربوط به این چالش به شما کمک خواهد کرد که به انواع متنوعی از محاوره‌ها اشراف پیدا کرده و در شروع کردن هر یک از آن‌ها تبحر پیدا کنید.

این چالش نیز در سطوح عمیق‌تر شامل آن است که یاد بگیریم در مورد اهداف و مقاصد خود آگاه‌تر و صادق‌تر باشیم و به تدریج اهداف و نیاتی که برای دیگران مخرب، تحقیر آمیز و آسیب‌رسان است را کنار گذاریم. همچنین این مهارت ما را به این سمت سوق می‌دهد که به طرف مقابل محاوره به چشم فردی برابر با خودمان نگاه کنیم، فردی که محاوره با وی موهبت است و نه وظیفه.

چالش سوم

عقاید خود را به گونه‌ای شفاف و کامل ابراز کنید

آرام‌تر صحبت کنید و با استفاده بیشتر از جملاتی که حاوی ضمیر اول شخص مفرد است، ابعاد بیشتر و کامل‌تری از تجربه خود را به شنونده منتقل کنید. هر بار که شخصی صادقانه به کسی گوش می‌کند، فرایندی پویا و خلاق در جریان است که در آن شنونده مشغول باز تولید چیزی است که گوینده آن را تجربه کرده است. حال هر چقدر شما با بهره‌گیری‌ از گزاره‌های " گوینده محور" ابعاد بیشتری از تجربه را در اختیار مخاطب قرار دهید، این فرایند باز تولید برای طرف مقابل ساده‌تر و دقیق‌تر شده و وی بیشتر احساسات شما را درک خواهد نمود. این مسئله همچنین در مواردی که شما سعی می‌کنید به اتفاق دیگران مسئله‌ای را حل کنید  و یا حتی از آنان قدردانی کنید هم صادق است. ممکن است به نظر برسد که صحبت کردن به این دقت و کاملی، بسیار وقت‌گیر‌تر از سبک سریع ارتباطی است اما اگر زمانی را که افراد صرف توضیح دوباره، رفع ابهام و یا رفع سوءبرداشت‌ها می‌کنند، در نظر بگیریم خواهیم دیدکه صحبت کردن دقیق و کامل، بسیار کمتر وقت خواهد گرفت.

چالش سوم در سطوح عمیق‌تر شامل کسب شجاعت لازم برای بیان حقیقت، اجتناب از سرزنش کردن خود برای تجارب ناموفق و آشتی کردن با احساسات خود و دیگران است.

چالش چهارم

گله‌ها و انتقادات خود و دیگران را به درخواست و خواهش تبدیل کنید

به منظور جذب همکاری و مشارکت بیشتر از سوی دیگران حتی المکان به جای کلی‌گویی در قالب چراها، نبایدها و نهی کردن‌ها از عبارات مشخص، مثبت و اقدام-مدار استفاده کنید.
برخی از سطوح عمیق تر این گام شامل تقویت خودباوری فرد است به گونه‌ای که بتواند به راحتی مخالفت‌ها را پذیرفته و راه حل‌هایی بدیع را برای خروج از بن‌بست‌ها ارائه دهد، راه حل‌هایی که حداقل‌ها را برای طرف‌های تعامل تامین کند.

چالش پنجم

سوالات بازتر و سازنده‌تر بپرسید

سوالات باز: برای تنظیم و هماهنگی بیشتر زندگی‌مان با کار و زندگی دیگران، لازم است که حداکثر اطلاعات را از نحوه تفکر، احساسات، خواسته‌ها و برنامه‌های دیگران داشته باشیم. اما سوالات بله یا خیری که معمولا در مکالمات ما فراوان به کار گرفته می‌شوند، به جای آن که افراد را به صحبت بیشتر ترغیب کند، آن‌ها را ساکت می‌کند. برای تشویق طرف مقابل خود به بیان حداکثر افکار و احساساتش، به جای سوالات بله یا خیر، از وی سوالات باز بپرسید. مثلا پاسخ سوالی مثل فلان فیلم/کتاب/غذا/... چه طور بود؟ معمولا کامل‌تر از سوالی نظیر از این فیلم/کتاب/غذا/... خوشت آمد؟ است. چرا که سوالاتی از دسته دوم، عمدتا با یک بله یا خیر پاسخ داده می‌شود. بنابراین در بخش اول چالش پنجم، محور بحث ما پرسیدن سوالات باز است.

سوالات سازنده: پرسیدن سوال، ابزاری قدرتمند برای تعیین کانون توجه در محاوره‌ها و هدایت تعاملات است. اما بسیاری از سوالاتی که ما در محاوره‌های‌مان مطرح می‌کنیم بی‌حاصل و مخرب است. (مثل سوال کلیشه‌ای که والدین وقتی خطایی از فرزندانشان سر می‌زند از وی می‌پرسند: چرا؟؟!!!) به طور کلی می توان گفت سوالاتی که آینده-محور بوده و در مورد کم وکیف مطلبی مطرح می شوند بسیار مفید تر از سوالاتی هستند که گذشته-محور بوده و چرایی مسئله را جویا می شوند( از این روست که در موقعیت مثال فوق، مفیدتر خواهد بود که والدین به جای پرسیدن سوال چرا که انتظار پاسخی مفید برای آن نمی‌رود، بپرسند چطور شد که...؟) همه‌ی میلیون‌ها سوالی که ما در طول زندگی مطرح می‌کنیم، به یک اندازه روشنگر، مفید و راهگشا نیستند.

برخی از سطوح عمیق‌تر این گام شامل کسب شجاعت لازم برای شنیدن پاسخ سوالاتمان و مواجه با حقیقت احساسات دیگران است. همچنین توانایی دیگری که باید در خود پرورش دهیم، قابلیت نگاه کردن به مقولات از منظرهای گوناگون است. علاوه بر این باید یاد بگیریم که بپذیریم افراد اغلب نیازها ، نقطه‌نظرات و سلایقی متفاوت با ما دارند.

چالش ششم

قدردانی خود را بیشتر ابراز کنید

برای ایجاد روابط مطلوب با اطرافیان خود سعی کنید حتی‌المکان سپاس، قدردانی، رضایت و حمایت بیشتری را ابراز کنید. از آنجا که زندگی اقتضا می‌کند  ما همواره سرگرم رفع مشکلات و نارسایی‌ها باشیم، بسیار پیش می‌آید که فقط مشکلات زندگی به نظرمان بیاید. اما لازمه روابط رضایت‌بخش و زندگی شاد آن است که به امور خوشایند، لذت بخش، کارهایی که خوب انجام شده، غذایی که خوب پخته شده و مواردی از این دست هم توجه کنیم. بیان قدردانی باعث می‌شود که روابط بین افراد آن قدر مستحکم شود که بتواند مخالفت‌ها و تفاوت‌ها را پذیرا بوده و در خود هضم کنند.  متفکرین و محققین به صورت متفق‌القول به این نتیجه رسیده‌اند که لازمه روابط سالم بین افراد، قدردانی دو جانبه است.

سطح عمیق‌تر این چالش بستگی به آن دارد که چگونه رویکرد کلی خود را در خصوص شاکر بودن در برابر دیگران، در برابر طبیعت و در برابر قادر مطلق تغییر می‌دهد.

چالش هفتم

برقراری ارتباط بهتر را تبدیل به بخشی از کارهای روزمره خود کنید

برای آن‌که مهارت‌های جدید ارتباطی، همواره در دسترس شما بمانند لازم است این مهارت‌ها را آن‌قدر در موقعیت‌های گوناگون به کار برید تا در به‌کارگیری آن‌ها روان شوید، درست مثل دوچرخه سواری. چالش هفتم عبارت از آن است که مهارت‌های ارتباطی خود را در زندگی روزمره تمرین کنید، با دیگران برای حل مسائل تشریک مساعی کنید، افرادی را که در زندگی‌تان مهم هستند مورد حمایت عاطفی قرار دهید و نهایتا از این مسئله لذت ببرید که چگونه به عامل تغییرات و تاثیرات مثبت در محیط‌تان تبدیل شده‌اید. اقتضای این چالش آن است که به هر محاوره‌ای به چشم یک فرصت برای رشد و تعالی، به هر تعامل به چشم یک موقعیت برای قدردانی و به هر بحث و جدل به دیده یک فرصت برای تبدیل یک گلایه به یک خواسته نگاه کنید.

سطح عمیق‌تر این چالش اقتضا می‌کند که ما خود را از جریان غالب فرهنگ خشونت، توهین و بی حرمتی جدا کنیم و یاد بگیریم که چگونه جزیره‌ای کوچک از همکاری و مشارکت خلق کنیم

فراگیری مهارت هایی برای زندگی بهتر

آنچه تحت عنوان مهارت های مقابله ای مطرح می شود در واقع همان روش های برخورد با مسائل است که از طرف فرد به طور آگاهانه انجام می شود و نتیجه آن حل مشکل و دور ماندن از آسیب های ناشی از بحران های روحی پیش آمده است. در این میان مقابله های ناکارآمد نیز تلاش هایی هستند که اگرچه برای مقابله با شرایط دشوار به کار گرفته می شوند ولی نوعا به بدتر شدن اوضاع و پیچیده تر شدن وضعیت منجر می شوند مانند افرادی که برای کاستن از استرس به مواد مخدر روی می آورند.

در مورد نحوه استفاده نوجوانان از مهارت های مقابله ای اکثر محققان بر این باورند که حوادث استرس زا در زندگی کودکان و نوجوانان تا حد زیادی با مشکلات رفتاری و هیجانی آنها ارتباط دارد و کوشش های نوجوانان برای حل مسائل و مشکلات موجود در زندگی شان با کاهش اثرات منفی ناشی از حوادث استرس زای محیطی مانند مشکلات در روابط بین فردی و مشکلات تحصیلی ارتباط دارد. برای مثال در رابطه با مکانیسم حل مساله در نوجوانان، توانایی در پیدا کردن مجموعه ای از راه حل های گوناگون محتوای اصلی روش مقابله ای حل مساله است و تحقیقات نشان داده که این مساله با سازگاری رفتاری در کودکان و نوجوانان ارتباط زیادی دارد.

به این صورت که نوجوانانی که مشکلات رفتاری و هیجانی بیشتری دارند معمولا از راه حل های کمتری استفاده می کنند و برعکس نوجوانانی که مشکلات کمتری دارند معمولا سعی می کنند برای حل مسائل خود به راه حل های بیشتری بیندیشند و از بین آنها بهترین را انتخاب کنند.

برای حل تنش های موجود و ارائه راه حل های مناسب ۳ عامل اساسی یعنی فهم و درک موقعیت استرس زا، انجام دادن راهکارهای مناسب و بالاخره توانایی در جهت کنترل هیجانات ناشی از این فشار نقش مهمی را ایفا می کنند. این تقسیم بندی اغلب تحت عنوان کلی مقابله های متمرکز بر هیجان و مقابله های متمرکز بر مساله (مشکل) طبقه بندی می شود.

مقابله های متمرکز بر هیجان شامل عملکردهایی همچون درخواست حمایت از دیگران، تلاش فرد برای نگران نبودن و توجه به موضوعات مثبت به منظور کاهش هیجانات منفی ناشی از آن استرس است و مقابله های متمرکز بر مساله شامل جستجوی اطلاعات، جستجوی حمایت اجتماعی و کوشش برای عمل کردن به روش دیگر جهت حل آن مشکل و در نهایت دوری از موقعیت های استرس زاست. در حقیقت افراد با استفاده از روش های مقابله ای هیجان مدار ابتدا بر هیجانات ناشی از یک استرس غلبه می کنند و سپس در شرایط مساعد با استفاده از روش های مقابله ای مساله مدار این مشکلات را از میان برمی دارند.

● روش های مقابله ای مناسب

۱) روش فعال بر مبنای شناخت مساله: افرادی که این روش را به کار می برند مشکلات را آسان می گیرند، اضطراب کمتری دارند و به همین دلیل نتیجه بهتری نیز می گیرند. این افراد از اعتماد به نفس بالایی برخوردارند. احساسات خود را براحتی بیان می کنند، از دیگران کمک می خواهند، از ناملایمات درس می گیرند، شوخ طبعی را پیشه می کنند و با حفظ ایمان و اعتماد به نفس احساسات خود را کنترل می کنند.

۲) روش خویشتندارانه: افراد در این روش از اعتماد به نفس خوبی برخوردار بوده و سعی می کنند همواره بر احساسات و هیجانات خود مسلط باشند. عجله ای برای مقابله ندارند و خیلی زود، هنگام بروز مساله و مشکل روحیه خود را نمی بازند.

۳) روش حمایت جویانه: افرادی که از روش حمایت جویانه استفاده می کنند هنگام مواجهه با مشکل براحتی از دیگران کمک می خواهند، با کسانی که تجربه مشابهی داشته اند مشورت می نمایند و سعی می کنند از حمایت عاطفی، مالی و فکری دوستان و اقوام استفاده کنند.

● مقابله های ناکارآمد

این دسته از مقابله ها، مجموعه ای از شیوه های مقابله ای را در بر می گیرد که اگرچه برای کاهش موقعیت های فشارزا به کار گرفته می شوند ولی متاسفانه وضع را بدتر می کنند. برخی از این مقابله ها به شرح ذیل هستند:

ـ پرداختن به احساسات دردناک از طریق تفکر آرزومندانه: این مقابله شیوه ای برای خنثی کردن آنچه اتفاق افتاده، است و با عباراتی از قبیل «ای کاش حقیقت نداشته باشد که» شروع می شود. در این حالت زمان و فرصتی که می توانست برای یافتن راه های جدید مواجهه با واقعیت و مشکل پیش آمده مورد استفاده قرار بگیرد به هدر می رود.

ـ استفاده از دارو برای فرار از رنج: گاهی اوقات افراد برای رهایی از رنج ناشی از استرس ها و بحران ها از داروهایی مانند الکل، نیکوتین، تریاک، هروئین و مسکن های خواب آور و ضدافسردگی بدون تجویز پزشک استفاده می کنند.

ـ تفکر منفی: در این حالت فرد به طور غیر واقعگرایانه ای بر موارد منفی مشکل تاکید کرده و مشکلات را بیشتر از آنچه هست و به صورت غیرقابل حل ارزیابی می کند.

ـ رفتارهای تکانشی: این دسته از رفتارها به شیوه خاصی از مقابله اطلاق می شود که طی آن فرد بدون فکر، اندیشه و ارزیابی درست از آنچه رخ داده یا رخ خواهد داد فورا دست به اقدام و عمل می زند و باعث بدتر شدن وضعیت می شود.

ـ عدم درگیری ذهنی و رفتاری: در این نوع مقابله فرد با انجام رفتارهای متنوع و متفاوت خود را مشغول می کند و به این وسیله سعی می کند به مساله فکر نکند. (مانند فرار از مساله به صورت خوابیدن یا تماشای تلویزیون)

ـ مقابله به صورت انکار: در این مقابله فرد به گونه ای برخورد می کند که انگار مساله ای روی نداده است غافل از این که انکار واقعیت رخ داده و حادثه پیش آمده بر وخامت مساله می افزاید و مانع مقابله موثر بعدی می شود.

● اضطراب و مهارت های مقابله با آن

همه ما در مواقعی از زندگی خود احساس اضطراب می کنیم. اضطراب به گونه ای عمل می کند که بدن را برای دفاع بسیج کرده و به ما دستور می دهد تا مراقب بوده و از خود محافظت کنیم. برخی از عوامل همچون کمال گرایی، نیاز افراطی به مورد تایید قرار گرفتن و نیاز افراطی بر کنترل اغلب زمینه بروز اضطراب را فراهم می سازند.

در مورد کمال گرایی می توان گفت افراد هنگامی مضطرب می شوند که بی دلیل توقعات بالایی دارند و زمان زیادی را صرف نگرانی در مورد مسائل بی اهمیت می کنند.

نکته: اکثر محققان بر این باورند که حوادث استرس زا در زندگی کودکان و نوجوانان تا حد زیادی با مشکلات رفتاری و هیجانی آنها ارتباط دارد و کوشش های نوجوانان برای حل مسائل و مشکلات موجود در زندگی شان با کاهش اثرات منفی ناشی از حوادث استرس زای محیطی ارتباط دارد

گاه نیز افراد زمانی که احساس ارزشمند بودن خود را براساس نحوه رفتار دیگران می سنجند، دچار اضطراب می شوند. نیاز افراطی برای کنترل نیز اضطراب و نگرانی را برای افراد به همراه دارد چرا که این دسته از افراد هنگامی که کنترل دارند به دلیل آن که نمی دانند که این کنترل داشتن چقدر دوام خواهد داشت، مضطرب می شوند.

برای رویارویی با اضطراب ۴ اصل را در نظر داشته باشید:

ـ فردی اجتناب کننده نباشید، چرا که اجتناب در کوتاه مدت اضطراب را تخفیف می دهد، اما در درازمدت باعث زیان می شود. مخفی کردن خود از افراد، مکان ها و وظایف اضطراب زا در کوتاه مدت یک عامل تقویتی قوی محسوب می شود، اما به مرور ماندگار خواهند بود.

ـ از رویارویی مثبت استفاده کنید، در اینجا ۲ دلیل مناسب برای استفاده از رویارویی مثبت با اضطراب وجود دارد، اول این که رویارویی راهی برای از بین بردن حساسیت شما نسبت به افراد، مکان ها یا وظایفی است که زندگی تان را دشوار می سازند و دوم این که رویارویی مثبت برخود انگاره شما تاثیر می گذارد.

ـ تسلط مدار باشید. برای تسلط مدار بودن بایستی یاد بگیرید که توجه تان را بر کاری که پیش رو دارید متمرکز کنید و خود را مجبور کنید از فکر کردن در مورد تردیدهایی که نسبت به خود دارید و همچنین ایده های منفی دیگری که مانع از عملکردتان می شود، دوری کنید.

ـ یادداشت برداری کنید، سعی کنید در هنگام کار کردن بر روی اضطراب خود یادداشت بردارید. این کار ایده صحیحی از این که «چه موقع» و «کجا» مضطرب می شوید به شما می دهد و به شما کمک خواهد کرد تا تعیین کنید که کدام یک از مهارت های رویارویی مناسب و کدام یک مناسب نیستند.

● خشم و مهارت های مقابله با آن

ما انسان ها زمانی خشم خود را نشان می دهیم که در معرض تهدید، ناکامی، آسیب یا ضایع شدن حقمان قرار می گیریم. خشم ممکن است به شکل های مختلفی بروز نماید، اما کنترل آن یکی از ضروریات زندگی ماست. درواقع بسته به ماهیت و باورهایی که اساس خشم را تشکیل می دهند، خشم می تواند مناسب یا نامناسب باشد.

برخی تکنیک های مهم مقابله با خشم عبارتند از:

ـ تقویت عزت نفس

ـ خویشتن پذیری و دگرپذیری

ـ کاهش حساسیت

ـ عجول نبودن در قضاوت ها

ـ بخشش خود و دیگران

ـ تغییر محیط

ـ پرهیز یا کاهش حسادت

می توان گفت، اگر نسبت به افکار و نظریات خود تعصب نشان ندهیم، انعطاف پذیری داشته باشیم و به همیاری و همکاری اهمیت دهیم، هیچ گاه دچار خشم نخواهیم شد. چنانچه برای مشکل پیش آمده سعی کنیم بدون عجله راه حل هایی بیابیم، نظرات خود را روشن بیان کنیم، برای انجام کارهای خود برنامه ریزی نماییم و در صورت نیاز از دوستان و افراد متخصص و مطمئن کمک بگیریم، گرفتار خشم نخواهیم شد.

● کمرویی و مهارت های مقابله با آن

در تعریف کمرویی می توان گفت کمرویی یعنی دستپاچه شدن در مقابل افراد و احساس ناراحتی کردن در حضور دیگران.

علت پیدایش اختلال کمرویی می تواند وراثت، یادگیری از والدین، انتقاد زیاد والدین از کودک، توقع بیش از توان کودک و... باشد. نشانه های کمرویی افراد شامل مهارت های اجتماعی ضعیف، عرق کردن در هنگام صحبت، گوشه گیر بودن، داشتن احساس بی کفایتی، دشواری در صحبت با غریبه ها و شک و تردید داشتن نسبت به توانایی های اجتماعی خود است.

● راه های عمومی مقابله با کمرویی

▪ از فکر کردن به این مساله که آیا دیگران مرا تحسین یا تایید خواهند کرد، دوری کنید.

▪ سعی کنید حالت های اضطراب، تشویش و خود تردیدی را در وجودتان بشناسید و خود را آرام سازید.

▪ سعی کنید از ملاقات با افراد جدید هراس نداشته باشید.

▪ مهارت های اجتماعی جدیدی را بیاموزید و احساس اطمینان و اعتماد بیشتری کسب نمایید.

▪ مهارت های مکالمه ای خود را بهبود بخشید و با ویژگی های مکالمه مطلوب آشنا شوید.

منبع: jamejamonline.ir