نکات مهم برای توصیه نامه (LOR)

صبح بخیر: در هشت گفتار قبلی، درباره ارزشیابی مدارک تحصیلی، آزمون های بین المللی، نوشتن رزومه و بیانیه هدف جهت تکمیل فرآیند اخذ پذیرش و بورسیه تحصیلی مسائلی ارائه شد. در این گفتار، درباره موضوع توصیه نامه مطالبی ارائه می شود که نقش مهمی در فرایند اخذ پذیرش برای متقاضیان تحصیل در خارج از کشور دارد.


همه دانشگاه ها و مراکز آموزش عالی در دنیا به خصوص در قاره سبز، از متقاضیان تحصیل در مقطع فوق لیسانس و دکترا درخواست می کنند تا توصیه نامه هایی از اساتید یا افرادی که زیر نظر آنان کارهای علمی، تحقیقاتی، تجربی یا صنعتی را انجام داده اند، تهیه کرده و این توصیه نامه ها را ضمیمه پرونده تحصیلی خود کنند. این نامه های توصیه ای¹  در واقع فرصتی هست برای بیان نظر و دیدگاه افرادی درباره متقاضی تحصیلات تکمیلی در دانشگاه های اروپا و اهتمامی است کوشا برای شناساندن قابلیت های فردی، علمی و عملی متقاضی در زمینه ای که خواهان تحصیلات عالیه می باشد.

در این توصیه نامه ها، اساتید یا کارشناسانی که متقاضی تحصیلات تکمیلی از آنان برای نوشتن توصیه نامه ای درخواست کرده است، به بیان دیدگاه های خود درباره میزان آشنایی با دانشجو، قابلیت های علمی و فردی وی و دلایل توصیه ای خود به دانشگاه مقصد می پردازند. دانشگاه ها معمولا با مطالعه این توصیه نامه ها و افرادی که آن را امضا و مهر کرده اند، به سنجش توانایی دانشجو و میزان جدی بودن وی به انجام تحصیلات تکمیلی و اعطای بورس تحصیلی می پردازند.

در واقع توصیه نامه ها را می توان برگه هایی دانست که یک طرف سوم که می تواند شخصیت حقیقی یا حقوقی آکادمیک یا غیر آکادمیک باشد، از دانشگاه شما می خواهد تا به واسطه پتانسیل شناخته شده داوطلب که بر وی احراز شده است، نسبت به اعطای پذیرش به دانشجو مبادرت ورزد. قطعا توصیه نامه هایی که از طرف اساتید مطرح با سابقه تحقیقاتی و تدریسی قوی تر و شناخته شده تر برای یک دانشجو صادر می شود یا مسئول فلان پروژه علمی یا تحقیقاتی در داخل یا خارج از کشور بر اساس شناختی که از دانشجو دارد، آن را صادر می کند، شانس داوطلب را برای پذیرش افزایش می دهد.

بنابراین یک توصیه نامه موفق را باید همچون برگ برنده و یک امتیاز رقابتی برای داوطلبان تحصیلات تکمیلی در فرآیند اخذ پذیرش در دنیای رقابتی امروز دانست. در گفتار هشتم، به دلیل اهمیت این موضوع، نکاتی را به خوانندگان محترم توصیه می کنیم. همانند رزومه و SOP، توصیه نامه نیز استاندارد و چارچوب مشخصی ندارد و هر کس می تواند بر اساس سلیقه خود، آن را تنظیم و صادر کند. اما توجه به برخی نکات می تواند بازدهی کار را افزایش دهد.

نکته 123: یک توصیه نامه خوب و اثربخش، توصیه نامه ای نیست که توسط دوست یا همکار شرکت یا دانشگاه یا کارخانه شما نوشته و امضا شود. یک توصیه نامه اثربخش باید توسط فردی با سابقه علمی و تجربی موفق، با نگارشی صحیح و متنی شیوا تحریر و به صورت واضح و صادقانه، ضمن بر شمردن میزان آشنایی با شما، دلایل منطقی برای توصیه شما به تحصیل در مقاطع عالی را متذکر شود. مثلا اگر شما در پروژه پایپینگ یا مدیریت زنجیره تامین خودروسازی فعال بودید، سرپرست دپارتمانی که در ان کار می کردید یا مدیر شرکت می تواند به واسطه شناخت عملی از توانایی شما، شما را برای تحصیل در رشته های فنی و مهندسی توصیه کند.

نکته 124: فردی که شما را برای یک مقطع تحصیلی به دانشگاهی توصیه می کند، بهتر است یکی از اساتید قبلی شما در دوران کارشناسی یا کارشناسی ارشد باشد. چرا که وی حداقل یک ترم با شما در ارتباط بوده است و یک واحد درسی را به شما تدریس کرده است و از کار کلاسی و آزمون پایان دوره شما آگاه است. توصیه نامه چنین استادی قطعا تاثیری بیش تر از توصیه نامه های غیر آکادمیک خواهد داشت.

نکته 125: اگر شما 5 سال در زمینه بازرگانی فعال بودید و اکنون معاون امور بازرگانی یک شرکت تولیدی هستید، در صورتی که از رئیس خود بخواهید که برای دوره کارشناسی ارشد ادبیات انگلیسی شما را به دانشگاه مقصد توصیه کند، این توصیه نامه در صورت صدور، از ارزش مطلوبی برخوردار نخواهد بود. چرا که ارتباط منطقی بین جایگاه و رتبه فرد توصیه کننده با رشته ای که توصیه می کند وجود ندارد. حتی اگر به ظاهر، دانشگاهی این توصیه نامه را به عنوان یکی از مدارک الزامی برای پذیرش در رشته مورد نظر شما قبول کند، بخاطر عدم ارتباط منطقی ذکر شده، عملا این توصیه نامه امتیازی برای شما محسوب نخواهد شد.

نکته 126: معمولا دانشگاه ها از دانشجویان درخواست می کنند تا توصیه نامه های خود را به صورت مستقیم و در پاکت دربسته به بخش پذیرش دانشگاه ارسال کنند. بعضی ها نیز پا را فراتر گذاشته اند و از متقاضیان درخواست می کنند تا پست الکترونیک و شماره تماس افرادی که قصد نوشتن توصیه نامه برای آن ها را دارند، در اختیار دانشگاه بگذارند تا خود دانشگاه با این افراد ارتباط برقرار کند. در هر دو حالت، آن چه مهم است، معرفی فردی مناسب و مرتبط با موضوع توصیه نامه است و شیوه ارسال توصیه نامه برای شما تاثیری نخواهد داشت.

در هر حال، باید فردی که قصد دارید برای شما توصیه نامه ایی بنویسد، از این موضوع آگاه کنید و اطلاعات رزومه ای خود را در اختیار وی قرار دهید تا در نوشتن توصیه نامه، به توانایی های حرفه ای و آکادمیک شما نیز در کنار مسائل تجربی اشاره کند.

نکته 127: شما نمی توانید به فردی که قصد نوشتن توصیه نامه برای شما دارد، توصیه کنید که چگونه بنویسد یا به چه موضوعاتی اشاره نکند. مخصوصا اگر جایگاه علمی فرد توصیه نویس، قابل ملاحظه باشد. اما بهتر است در درخواست خود از وی، به 3 موضوع اشاره کنید.

یک نام رشته و دانشگاهی که قصد دارید وی برای آن جا توصیه نامه ای تحریر و صادر کند. دوم دلیل انتخاب این رشته و دانشگاه و سابقه قبلی شما و سوم مدت آشنایی شما با توصیه کننده و ارتباط علمی و تجربی خود با ایشان. در صورتی که این سه موضوع را در درخواست خود قید کنید، توصیه کننده از قصد شما آگاه خواهد شد و به واسطه ارتباط مفهومی و منطقی با موضوعی که قصد توصیه دارد، می تواند با شناختی که از شما دارد و لحاظ کردن این 3 بند، توصیه ای قابل قبول و واضح را صادر کند.

نکته 128: برخی از دانشگاه ها، با تماس با نویسنده توصیه نامه ها، اعتبار و ارزش توصیه نامه های صادر شده را استعلام می کنند. هیچ گاه به فکر صدور توصیه نامه های تقلبی نباشید. چرا که احتمال این که فرصت ادامه تحصیل را به مدت 10 سال از دست بدهید وجود دارد.

نکته 129: دانشگاه ها معمولا از متقاضیان تحصیلات تکمیلی، 2 تا 3 توصیه نامه ضمیمه شده به پرونده دانشجویی درخواست می کنند. این که شما به جای 3 توصیه نامه، 20 توصیه نامه رسمی ارسال کنید، تاثیر فوق العاده ای بر روی پذیرش شما نخواهد داشت. فلسفه توصیه نامه آن است که دانشگاه بداند آیا طرف سومی که شناخت قابل قبولی از شما دارد و فرضا صلاحیت توصیه کردن را دارد، به چه دلایلی شما را برای اخذ پذیرش یا بورس تحصیلی توصیه می کند و از اعتبار خود مایه می گذارد.

اگر قرار بود تعداد توصیه نامه شانس خاصی را برای پذیرش در مقاطع عالی تحصیلی ایجاد می کرد، هر داوطلب کتابی حاوی ده ها یا صدها توصیه نامه را به دانشگاه ها ارسال می کردند. بنابراین همواره بهترین فردی که از نظر علمی و عملی جایگاه مطلوبی دارد و از قابلیت های شما آگاه است، برای نوشتن توصیه نامه پیشنهاد کنید.

نکته 130: در توصیه نامه، باید جایگاه سازمانی فرد توصیه کننده، میزان آشنایی با توصیه شونده، آدرس و شماره تماس و پست الکترونیک وی درج شود و در صورتی که از طرف سازمان یا شخصیت حقوقی این نامه تحریر می شود، حاوی لوگو و مهر مجموعه مزبور باشد.

نکته 131: حتی اگر یک استاد دانشگاه در فلان کشور، مدتی با شما بر روی یک پروژه تحقیقاتی کار کرده است و این پروزه به هیچ نتیجه ای هم به دلایلی نرسیده است، می تواند این توصیه نامه را برای شما بنویسد و به لحاظ ارتباط مستقیم با شما بر روی یک پروژه، توصیه نامه اش قوی تر از رییس دانشگاه قبلی شما می باشد که تنها رئیس دانشگاه شما بوده و ارتباط مستقیم با شما نداشته است.

نکته 132: معمولا اساتید یا افرادی که قبلا با شما بر روی یک مقاله، کتاب یا پوستر علمی و تحقیقاتی همکاری کرده اند، صلاحیت بهتری برای نوشتن توصیه نامه برای شما دارند تا افرادی که به واسطه مقام و پست سازمانی، در ارتباط غیر مستقیم با شما بوده اند. به این موضوع همواره توجه کنید.

نکته 133: حتی اگر شما از رئیس دانشگاه هاروارد و استنفورد یا پلی تکنیک تهران، توصیه نامه داشته باشید و این توصیه نامه واقعا واقعی و مستدل باشد، انتظار نداشته باشید که با معدل پایین و نمره آیلتس یا جی آر ایی پایین تر از حد متوسط، شانسی در پذیرش یا اخذ بورس تحصیلی داشته باشید.

نکته 134: بهتر است اظهارنامه هدف خود را به همراه رزومه، به فردی که قصد نوشتن توصیه نامه برای شما دارد ارسال کنید تا دید بهتری نسبت به آن چه قصد توصیه دارد، در اختیار داشته باشد.

نکته 135: اگر استادی در زمینه ارتباطات، برای کتاب شما مقدمه ای تحریر کرده است و شما قصد دریافت توصیه نامه ایی از وی برای رشته روانشناسی یا بهداشت حرفه ای دارید، توصیه نامه این فرد، باز در ارتباط معنایی با موضوعی که قصد توصیه دارد قرار خواهد داشت. چرا که وی با شناخت از شما، در یک پروژه قبلی تحقیقاتی و علمی همکاری داشته است. حتی اگر این پروژه، ارتباطی به رشته تحصیلی آینده شما نداشته باشد. در توصیه نامه ها هیچ اجباری وجود ندارد که فرد توصیه کننده، دلایل علمی مستقیمی را نسبت به تحصیل دانشجو در رشته مورد نظر متذکر شود.

نکته 136: اگر فردی روی سربرگ سازمان مطبوعش، توصیه نامه ای به زبان غیر انگلیسی نوشت و به مهر و امضا سازمان /دانشگاه / موسسه مورد نظر رسید ولی دیگر دسترسی به فرد مزبور را ندارید، از مترجم رسمی برای ترجمه نامه استفاده کرده و آن را ضمیمه پرونده کنید. بعضی دانشگاه ها از شما درخواست می کنند تا از داوران referress بخواهید تا recommendation letter ها رو انلاین تکمیل کنند. سعی کنید با رابطه خوب با اساتید مختلف، آن ها را برای تکمیل این فرم ها مشتاق کنید. حتی الامکان به استاد مربوطه اطلاع دهید که سطح زبان، علایق تحقیقاتی و کاری و فنی شما در چه سطحی است تا در ان توصیه نامه تا حدودی که اغراق نشود، به این مسائل اشاره کند. هیچ متن و شکل استانداردی برای توصیه نامه عین رزومه و بیانیه هدف وجود ندارد.

نکته 137: همواره نام و نام خانوادگی و تاریخ تولد خود را بر اساس گذرنامه و به لاتین به نویسنده توصیه نامه ارائه کنید تا اطلاعات سجلی شما را به طور دقیق و صحیح در توصیه نامه قید کند.

نکته138: اگر قبلا از فردی توصیه نامه ایی گرفته اید و تاریخ این توصیه نامه به چند سال قبل باز می گردد، بهتر است از این توصیه نامه دیگر استفاده نکنید و به فکر تهیه توصیه نامه های جدید تر با تاریخ روز باشید.

نکته 139: اگر برای 10 تا دانشگاه قصد اپلای کردن دارید و فرد توصیه نویس، بیش از یک توصیه نامه برای شما نمی نویسد، بهتر است از وی درخواست کنید تا ده رونوشت از نامه خود تهیه و مهر و امضا کرده و به شما تحویل دهد یا با اسکن توصیه نامه اصلی و ارسال آن به پست الکترونیک دانشگاه های مقصد، درخواست شما را انجام دهد.

نکته 140: در صورتی که فرد توصیه نویس، فرم های LOR آنلاین دانشگاه مورد نظر شما را نمی تواند به هر دلیلی تکمیل کند، از مسئول پذیرش دانشگاه بخواهید تا اجازه ارسال کتبی توصیه نامه یا ارسال اسکن آن را برای شما فراهم کند. اگر مورد توافق واقع نشد و فرآیند آنلاین باید طی شود، از فرد دیگری که فرصت چنین کاری را دارد درخواست کنید تا این کار را انجام دهد و استرس بیهوده به خود راه ندهید.

نکته 141:  اگر فرد یا افرادی برای فروش استاندارد یا چارچوب توصیه نامه ها یا روزمه های موفق از شما مبالغی درخواست کردند، فورا این درخواست را رد کنید.

نکته 142: اگر مجبور شدید تا از طریق پست الکترونیک فرد توصیه کننده، توصیه نامه ای به دانشگاه مقصد ارسال کنید، حتی الامکان از توصیه کننده بخواهید از پست الکترونیک سازمانی برای ارسال این توصیه نامه استفاده کند چرا که پست الکترونیک هایی بر روی دامنه هایی مانند یاهو، جی میل یا هات میل، شائبه غیر واقعی بودن این توصیه نامه را افزایش می دهد. به همین دلیل است که به شما توصیه می شود از دوستان و همکاران و آشنایان که جایگاه سازمانی یا علمی مشخصی ندارند، برای توصیه نامه درخواست نکنید.

نکته 143: این که توصیه نامه شما یک صفحه باشد یا سه صفحه، تاثیری در نظر نهایی مسئولان دانشگاه مورد نظر شما برای اعطای پذیرش تحصیلی ندارد. آن چه مهم است در این قضیه خلاصه می شود که محتوای توصیه نامه شما، حتی اگر نصف صفحه هست، منطبق بر واقعیت های علمی و عملی و شناخت توصیه کننده از توصیه شونده باشد.

نکته 144: این که شما تصور کنید با ترفندی، از یک از اساتید شاغل در دانشگاهی که قصد اپلای کردن دارید، توصیه نامه ای دریافت کنید و این موضوع شانس شما را در پذیرش به شدت افزایش می دهد، خیال باطلی است. دانشجویان زیادی را سراغ داریم که حتی مسئول واحد پذیرش دانشگاه مربوط به مقطع کارشناسی یا کارشناسی ارشد آن ها، استاد قبلی آن ها بوده است و توصیه نامه ای از وی در اختیار داشتند. اما نهایت در فرآیند رقابتی و علمی پذیرش تحصیلی و اخذ بورسیه، قبول نشدند. حتی با ان که از مسئول واحد پذیرش دانشگاه، توصیه نامه معتبر در اختیار داشتند!

نکته 145: فراموش نکنید که توصیه نامه، فقط توصیه نامه است، امریه یا دستوراالعمل یا بخشنامه دستوری نیست و تنها یک مدرک از n مدرک و مستندی است که شما برای پذیرش در مقاطع تحصیلات تکمیلی باید ضمیمه پرونده خود بکنید. انتظار کیمیاگری از توصیه نامه نداشته باشید.

---

1. Letter of Recommendation