مدیریت زمان و راه‌هایی برای موفقیت در آن

مدیریت زمان یکی از مهارت‌های اساسی برای موفقیت در کسب و کار است. افراد زیادی هستند که به دلیل نداشتن تمرکز برای مدیریت زمان کاری، ساعت‌های زیادی را در طول روز هدر می‌دهند. تعدادی از کارشناسان حرفه‌ای کسب و کار، روش‌های ساده‌ای برای کنترل زمان کاری پیشنهاد می‌دهند.

افراد زیادی هستند که بخش زیادی از زمان کاری خود را هدر می‌دهند. به بیان دیگر آنها نمی‌توانند حداکثر استفاده را از زمان داشته باشند و مدیریت زمان را به خوبی بلد نیستند. روش‌های ساده‌ای وجود دارد که افراد می‌توانند با به کار گرفتن آنها، حداکثر استفاده از زمان کاری خود را داشته باشند و در پایان روز تمامی وظایف کاری خود را به انجام برسانند.

دیوید آلن (David Allen) و مرلین مان (Merlin Mann) دو نویسنده‌ی حرفه‌ای در زمینه‌ی کسب و کار هستند که روش‌های ساده و کوتاهی را برای مدیریت زمان معرفی کرده‌اند. در ادامه با تعدادی از این روش‌ها آشنا می‌شویم:

ایمیل‌ها را کنترل کنید

پاسخ دادن یا رد کردن یک ایمیل نباید زمانی بیشتر از دو دقیقه بگیرد. اعلان‌های دریافت ایمیل را در کامپیوتر و گجت‌های خود غیر فعال کنید. سعی کنید ایمیل‌های کوتاه ارسال کنید و تنها به ایمیل‌های ضروری پاسخ دهید. بهترین کار برای مدیریت این مسئله، اختصاص زمانی جداگانه در روز برای رسیدگی به ایمیل‌ها است. فراموش نکنید که تکنولوژی خدمتکار خوبی است که البته گاهی اوقات می‌تواند به عنوان یک ارباب به شما دستور دهد.

زمان‌های کوتاهی را برای استراحت و تمرکز اختصاص دهید

سعی کنید زمان‌های کوتاهی را در طول روز مشخص کنید و از پشت میز کارتان و فضای کاری کمی دور شوید. در این زمان به استراحت جزئی و تلاش برای کسب تمرکز دوباره بپردازید. نیازی نیست به طور کامل محل کار را ترک کنید. همین که چند قدمی در اتاق کار طی کنید و به مسائل کاری از دید دیگری فکر کنید کافی است. با این کار انرژی طول روز خود را بازیابی می‌کنید.

لیست کارهای روزانه و هفتگی داشته باشید

این مورد توصیه‌ای است که در اکثر مقاله‌های آموزشی کسب و کار می‌خوانیم. به همین دلیل اهمیت آن از همه‌ی روش‌ها بیشتر است. افراد باید لیست‌های روزانه، هفتگی و ماهانه برای وظایف کاری خود داشته باشند و به آنها پایبند باشند. ابزار مورد استفاده برای این کار مهم نیست. تنها نکته‌ی مهم این است که این لیست به راحتی در دسترس و دید شما باشد. سعی کنی در نوشتن وظایف روزانه واقع‌گرا باشید. اگر لیست‌های شما بیش از حد طولانی باشند و نتوانید به آنها عمل کنید، پس از مدتی دل‌سرد می‌شوید.

زمانی را به پرورش خلاقیت اختصاص دهید

در طول روز ساعتی را برای پرورش خلاقیت اختصاص دهید. ارتباطات را قطع کنید و در تنهایی به مسائل و مشکلات مختلف از دیدگاهی خلاقانه نگاه کنید. به دنبال ایده‌ها و روش‌های جدید برای انجام کارها باشید. برای شروع پروژه‌های جدید ایده‌پردازی کنید و سعی کنید ذهن خود را برای پرورش ایده‌های نو آماده کنید.

جلسه‌های غیر ضروری را حذف کنید

همه‌ی افراد می‌دانند که زمان زیادی از طول یک جلسه‌ی کاری، هدر می‌رود. بهتر است تنها در جلساتی شرکت کنید که حتما به آنها نیاز دارید یا مدیر شما به شما دستور شرکت در جلسه را داده است. اگر به عنوان یک مدیر فعالیت می‌کنید، بهتر است زمان‌بندی مناسبی برای برگزاری جلسات داشته باشید. اهداف جلسه را به روشنی بیان کنید و سعی کنید زمان جلسات را تا حد امکان کاهش دهید تا شرکت‌کنندگان نیز برای استفاده‌ی حداکثری از این زمان تلاش کنند.

از چند وظیفگی بپرهیزید

سعی نکنید همه‌ی کارها را با هم انجام دهید. برای افزایش تمرکز باید زمان خاصی را برای هر وظیفه یا پروژه اختصاص دهید. مهارت‌ها و علایق خود را کشف کنید و تنها کارهایی را انجام دهید که با آنها هم‌خوانی دارند.

محل کار را مرتب کنید

جایی که در آن کار می‌کنید، مکانی است که زمان زیادی از روز را در آن سپری می‌کنید. سعی کنید یک نظم کلی برای خود در نظر بگیرید و در انتهای روز زمانی را برای مرتب کردن آن اختصاص دهید. نامرتب بودن میز و محل کار، باعث از بین رفتن تمرکز و افزایش زمان اختصاص داده شده برای هر کار می‌شود.

مدیریت زمان برای افراد پرمشغله

اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت. هدف‏های خود را تعیین، سپس آنها را براساس اهمیتشان اولویت‌بندی كنید. حالا نوبت تعیین یک برنامه زمانی، برای اجرای این اهداف است.

اولویت‌بندی در كارها، ماهیت بنیادین مدیریت زمان است؛ به این معنا كه بعضی از كارها را باید اول انجام داد و بعد به كارهای دیگر پرداخت

بهره‌بری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشم‌گیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام می‌دهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، توانایی‏ها، مهارت‏ها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» كه در خلال آنها به انجام كارها می‌پردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.

زمان اوج بازدهی را مشخص كنید

منظور از زمان اوج، همان ساعت‏هایی است كه فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و كارایی‌اش بالاست. ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن كه تأثیر بسزایی بر روی عملكرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور كلی، می‌توان افراد را به سه گروه تقسیم كرد؛ دسته اول در ساعت‏های آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، كارها را انجام می‌دهند. دسته دوم در ساعت‏های واپسین، بعدازظهر، بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعت‏ها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شب‌زنده‌داران هستند كه نیمه‏های شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها می‌دانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سخت‌تر یا اپرانرژی و بازدهی و كارایی‌ خود اختصاص دهید.

تجزیه و تحلیل مشكلات

آیا می‌توانید با «تعادل» از زمان خود استفاده كنید؟ زمان ما در یک روز، میان كار به عبادت، استراحت و تفریح، تقسیم می‌شود. تعادل به این معناست كه باید زمان كافی برای انجام كارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیت‏هایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.

آیا نیاز اصلی شما، قبول كردن محدودیت زمان است؟ یقیناً در بعضی از دوره‏های زندگی، زمان كافی برای انجام هر كاری كه دلمان می‌خواهد نداریم. این نكته، به ویژه برای خانواده‏هایی كه بچه‏های كوچک دارند و افراد مجردی كه باید كارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائز اهمیت است

آیا زمان كافی برای پرداختن به امور شخصی‌تان دارید؟ گاهی اوقات، زمانی را كه باید صرف امور شخصی و كارهایتان بكنید، اولویت پیدا می‌كند. شما به زمان احتیاج دارید؛ تا به بررسی احساسات و اهدافتان بپردازید.

برای حفظ سلامت روان، به سرگرمی‏ها و كارهای مورد علاقه‌تان بپردازید. توانایی خود را در «نه گفتن»، بالا ببرید و رابطه‌ای شفاف با دیگران برقرار كنید. برای «نه گفتن»، باید تمرین كرد. به خاطر داشته باشید كه نه گفتن و نپذیرفتن یک كار، می‌تواند موجب آری گفتن و پذیرفتن كاری مهم‌تر باشد.

هدف‌گذاری كنید

برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید بر روی اهدافتان متمركز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، كاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.

بیشتر مردم ترجیح می‌دهند بر روی چند هدف در زندگی‌شان كار كنند. بررسی اهداف به طور كامل و دقیق، پیش‌نیاز اصلی برای موفقیت در این كار است. شما باید بدانید در زندگی چه چیزی می‌خواهید و چه كسانی و چه سازمان‌ها، علت‏ها و انگیزه‏هایی، برای شما مهم‌تر هستند. بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی كاغذ بنویسید؛ در غیر این صورت، ممكن است اهدافتان مبهم باقی بمانند و هیچ‌گاه متوجه نشوید كه آیا به آنها دست یافته‏اید یا نه؟ پس به فعالیت‏ها و كارهایی بپردازید كه شما را در رسیدن به این اهداف كمك می‌كنند. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدم‏های كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاه‌مدت هستند، بردارید. تكمیل به موقع این كارهای كوچک و كوتاه‌مدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست داده‏اید؛ بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.

یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان‌ است.

برای خودتان برنامه زمانی بنویسید

یک برنامه زمانی، هم می‌تواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه می‌خواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان‌ است. اغلب مردم در یک زمان نمی‌توانند بر روی تمام برنامه‏ها، فعالیت‏ها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراین، آنها را روی كاغذ بنویسید و فهرست‏های متفاوتی از برنامه‏هایتان تهیه كنید.

آسان‌ترین راه برای نوشتن یك برنامه زمانی، فهرستی از كارهای بزرگ و كوچكی است كه باید انجام شوند. این فهرست به تنهایی كافی است تا با یادآوری كارها در زمان آزاد، شما را برآن دارد كه انجامشان دهید.

راه دیگر برای داشتن یك برنامه زمانی، نوشتن كارهایی است كه باید به صورت زنجیره‌ای انجام دهید. در این فهرست، باید توالی زمان نیز رعایت شود. شما باید تصمیم بگیرید كدام كار مهم‌تر است و به انجام آن بپردازید و بعد، به سراغ كارهای دیگر بروید.

سومین نوع جدول زمانی، برنامه‌ای است با تمام جزئیات. این برنامه، هم دربرگیرنده ترتیب كارهاست و هم زمان تقریبی مدیریت زمان برای تكمیل آنها را دراختیارتان می‌گذارد.

اجرای برنامه زمانی

هیچ برنامه زمانی‌ای معجزه نمی‌كند و همیشه عوامل بازدارنده و مشكلات وجود دارند. به هر حال، یک برنامه زمانی كه از قبل تنطیم می‌شود، به شما كمک می‌كند تا وظیفه خود را درحد قابل قبولی انجام دهید و وقت‌تان كمتر تلف شود.

از قبل برای روزهایی كه كارهای زیاد و سخت دارید، برنامه‌ریزی كنید.

ابتدا به انجام دادن كارهای تكراری بپردازید تا در صورت پیش آمدن كاری ضروری، زمان لازم را در اختیار داشته باشید.

استراتژی ‏های مدیریت زمان

جدا از یک برنامه زمانی كه برای خودتان نوشته‏اید، استراتژی‏های مدیریت زمان نیز می‌توانند بسیار مفید باشند. هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیت‌شان انجام دهید.همیشه یک دفترچه یادداشت و یک تقویم جیبی همراه داشته باشید و از آنها برای نوشتن فهرست كارهایی كه باید انجام شوند و ثبت زمان قرارهای ملاقات، استفاده كنید.

تا حد امكان اجازه ندهید كارهایی را كه برایشان برنامه‌ریزی نكرده‏اید، برنامه‌ریزی شما را مختل سازند. تلفن‏هایی را كه مربوط به شما نیست، جواب ندهید و به دیگران اجازه ندهید در ساعات اوج كاری‌تان، مزاحمتان شوند.هر روز فهرستی از كارهایی كه باید انجام شوند تهیه كنید و آنها را به ترتیب اهمیت‌شان انجام دهید.

سعی كنید در منزل نیز مانند اداره، منظم و با برنامه باشید. نوشتن فهرست خرید و دیگر موارد، می‌تواند از خستگی و هدررفتن وقت شما بكاهد.در یک زمان، فقط برروی یک چیز متمركز شوید و تمام توان خود را متوجه كاری كنید كه در دست دارید. عواملی را كه در كارتان وقفه ایجاد می‌كنند حذف كنید و وقتتان را صرف فكر كردن به تمام كارهایی كه باید انجام دهید، نكنید.

از مدیریت زمان به عنوان یک ابزار برای هدف‌گذاری، اولویت‌بندی هدف‏ها و معرفی فعالیت‏هایی كه در راستای نیل به این اهداف به شما كمك می‌كنند، استفاده كنید. در واقع، مدیریت زمان به شما این امكان را می‌دهد تا هوشمندتر كاركنید؛ نه سخت‌تر.