تکنولوژی های ضد مدیریتی!

دنیای اقتصاد: کارآیی یك مدیر، علاوه بر مهارت او در استفاده از ایمیل و دیگر وسایل ارتباطی الكترونیكی، به توانایی او در صرف نظر از استفاده آنها هم بستگی دارد.

آیا امکان داشته که حتی برای چند دقیقه از اینترنت استفاده نکنید؟ به آخرین باری که وسایل الکترونیکی خود را خاموش کرده‌اید، فکر کنید. آیا در آن موقع در خانه بودید و تعطیلات آخر هفته را می‌گذراندید یا در دفتر كارتان حضور داشتید؟

امروزه گوشی‌های بلک‌بری، iPhone، آندرویدها، iPadها و دیگر ابزارهای دیجیتالی و هوشمند، زندگی ما را دچار تحول می‌کنند. همچنین ماهیت نحوه انجام کارها، زمان و مکان آن را تغییر می‌دهند.

این واقعیت جدید، مفاهیم عمیقی در مدیریت به وجود آورده است، هر چند که مطالعات در خصوص این موضوع خیلی محدود بوده است. ما می‌دانیم كه مدیران در هر سطحی كه باشند، حداقل نیمی از زمان خودشان را صرف جمع‌آوری، دریافت و انتشار اطلاعات می‌كنند.

تكنولوژی‌های جدید سرعت و پهنای این ارتباطات را در فواصل زیاد گسترش داده‌اند. با این وجود، مطالعاتی كه به نیم قرن پیش و شاید هم بیشتر برمی‌گردند (خیلی قبل‌تر از پیدایش ایمیل) روشن ساخته كه ویژگی مدیریت با سطح بالایی از تنوع، اختصار، تکه تکه شدن و شاید مهم‌تر از همه وقفه در کار، مشخص می‌شود.

مدیران موقع تلاش برای فیصله دادن اختلافات و پاسخ به تقاضاهای مختلف، همیشه توجهشان از یك فعالیت به سمت دیگری معطوف می‌شود. اولین مطالعه از این دست كه توسط سون كارسون و مدیرانی از سوئد در اواخر دهه 40 میلادی انجام شد (زمان پیدایش اولین كامپیوتر) نشان داد كه مدیران غرق در گزارش‌هایی بودند که به آنها می‌رسید، البته اگر فقط می‌دانستند که چه چیزی قرار است به دست آنها برسد.

به نظر می‌رسد ابزارهای فناوری، به مدیران برای كنار آمدن با این عوامل حواس پرتی كمك كرده است. برای مثال، تلفن‌های هوشمند امكان رسیدگی به موقع تقاضاهای مختلف را به آنها می‌دهد و بین وقفه‌های کاری لحظاتی را به وجود می‌آورد تا به وظایف کوچک‌تر خود عمل کنند. اما تكنولوژی‌های جدید قادرند تاثیرات منفی و نگران كننده‌ ناخواسته‌ای را هم به بار آورند؛ مدیران باید خطر اعتماد و تكیه بیش از حد به ارتباطات الكترونیكی را درک کنند.

توجه نكردن به مفهوم

مدیریت یك علم نیست، بلکه تمرینی دقیق، ظریف و دارای جزئیات است كه معمولا در حین انجام كار و از طریق توجه کردن به حركات بدن و تن صدای افراد آموخته می‌شود. این «اطلاعات نرم» جزو لاینفک مدیریت بوده و با صحبت كردن و با گوش کردن به افراد دیگر در نشست‌ها، ملاقات‌های اتفاقی یا تلفنی حاصل می‌شود. استفاده صرف از لغات - ارسال پیام متنی یا ایمیل - جزئیاتی را كه از طریق دیدن و شنیدن افراد، تبادل نظر و تلاش برای توافق کردن با آنها به دست می‌آید، حذف می‌كند. تكنولوژی اطلاعات باید سطح ارتباطات شما را بالا ببرد؛ اما نمی‌تواند جایگزینی برای تعاملاتی باشد كه موجب ایجاد اعتماد می‌شود، دیدگاه‌ها را به اشتراک می‌گذارد و سطح جامعه را ارتقا می‌دهد.

در واقع، مدیرانی كه فقط از طریق كیبورد خود در دسترس هستند، ارتباط خود را با کل دنیای بیرون از كیبورد و كامپیوتر از دست داده‌اند. آنها وسعت را جایگزین عمق می‌کنند. یکی از تحقیقات اخیر نشان می‌دهد كه ارتباطات تکنولوژیک ما امروزه بیشتر و گسترده‌تر شده، اما روابط انسانی ما کاهش یافته است. فیس‌بوك و LinkedIn می‌توانند تعاملات شخصی ما را به عنوان یك مدیر موفق تکمیل كنند، اما هرگز جایگزینی برای این تعاملات نخواهند بود. مدیرانی كه فكر می‌كنند می‌توانند از طریق ایمیل از اوضاع بخش كاری خود مطلع شوند، ممكن است به مشكل بخورند. آنها حقایق را جمع‌آوری می‌کنند، اما مفهوم را از دست خواهند داد. استفاده فزاینده از توییت‌های 140 كاراكتری برای انتقال عقاید یك سازمان یا شخص ممكن است منجر به از بین رفتن و حذف بیشتر جزئیات شود.

تكنولوژی‌های جدید همچنین ناآرامی و عدم تمركز ذاتی در كارهای مدیریتی را بیشتر می‌کنند و گاهی باعث می‌شوند مدیران رفتارهای نامعقولی از خود بروز دهند. برای مثال، یك مدیر ممكن است ساعت 10:30 شب تعطیلی آخر هفته، خبر برگزاری جلسه ای را در ساعت 8:30 صبح فردا به بقیه اعضا اعلام کند. یا مدیری که درخواست اطلاعاتی را از طریق ایمیل فرستاده، تنها بعد از یک ساعت منتظر جواب باشد.

این عملكردهایی كه هر روز هم بیشتر پذیرفته می‌شوند، در تعادل بین کار و زندگی ناهماهنگی ایجاد می‌کنند، توانایی تمركز افراد را پایین آورده و قابلیت‌های شناختی را تحلیل می‌برند. هر چقدر یك فرد بیشتر درگیر چك كردن ایمیل‌ یا تلفن‌هایش باشد، سخت‌تر می‌تواند بر كاری كه در دست دارد تمركز كند.

 این موضوع همچنین ممكن است باعث شود مدیران هدف اصلی کار خود را فراموش كنند. تجزیه و تحلیل‌های متعدد در مورد بحران‌ مالی جهانی نشان داده است كه مدیران اجرایی بیش از حد بر واکنش فوری به رقابت‌ها متمركز هستند و در جزئیات معاملات گیر می‌افتند و در نتیجه نمی‌توانند فراتر از آینده نزدیک خود را ببینند. دستیابی سریع به اطلاعات از طریق تكنولوژی‌های جدید، قدرت كنترل كاذبی به مدیران می‌دهد و در واقع تهدیدی برای از بین رفتن قدرت كنترل واقعی آنها است. بالا رفتن تقاضاها باعث می‌شود‌ مدیریت روز به روز به امری سطحی‌تر و بی‌برنامه‌تر تبدیل شود.

---

حرف كمتر، محتوای بیشتر

خبر خوب این است كه می‌توانید این كنترل را دوباره به دست آورید. اما برای چنین كاری باید وسعت مشكل خود را بدانید. برای این کار اول، تعداد ایمیل‌ها و پیام‌هایی را كه در طول یك هفته مشخص دریافت می‌كنید بشمارید. دوم،‌ محاسبه كنید كه چه قسمتی از آن پیام‌ها نیازمند اقدامی از جانب شما هستند. سوم،‌ نسبت ایمیل‌های ارسالی/ دریافتی‌تان را محاسبه كنید (تعداد پیام‌هایی كه فرستاده‌اید تقسیم بر تعدادی كه دریافت كرده‌اید). در نهایت،‌ تعداد پیام‌هایی را که خودتان ایجاد کرده‌اید، چک کنید (درصد پیام‌های ارسال شده‌ای كه شما ایجاد كرده‌اید، نه پیام‌هایی كه جای دیگری ایجاد شده و شما به آنها جواب داده‌اید).

فردی در هفته اول بعد از تعطیلات آخر سال که یكی از سبك‌ترین هفته‌های كاری است، این تمرین را انجام داد. وی 294 ایمیل دریافت كرد (بدون محاسبه ایمیل‌هایی كه توسط فیلترهای اسپم شناسایی می‌شوند). فقط 46 ایمیل (حدود 15 درصد) نیاز به جواب داشتند، 107 ایمیل (حدود یك سوم) خوانده نشدند (زیرا موضوع ایمیل‌ها به دردنخور و غیرقابل استفاده بوده است) و بقیه ایمیل‌هایی بودند كه به زمان و توجه بیشتر در آینده نیاز داشتند.

وی 64 ایمیل ارسال كرد، یعنی در برابر هر 6/4 ایمیل دریافتی یك جواب که با این میزان نسبت ایمیل‌های ارسالی/ دریافتی 22/0 محاسبه شد. از میان پیام‌هایی كه ارسال كرده بود ‌33 ایمیل پاسخ به 294 پیام دریافتی بود (كمی بیشتر از 10 درصد)، 13 ایمیل پیام‌هایی بودند كه دریافت شده بود و به شخص دیگری برای رسیدگی ارسال شده بود و 18 ایمیل پیام‌هایی بودند كه او خود شخصا ایجاد كرده بود (6 درصد از كل ایمیل‌های دریافتی).

با در نظر گرفتن اینكه رسیدگی به هر كدام از این 46 آیتم 10 دقیقه به طول می‌انجامد، یك روز كامل كاری به پایان خواهد رسید. باید اضافه كنیم كه 18 پیامی كه وی ایجاد كرده است، ‌اگر هر كدام 15 دقیقه وقت لازم داشته باشد، یك نصف روز دیگر هم سپری خواهد شد. همچنین در نظر بگیریم كه وی برای اولویت بندی هر كدام از آن 294 ایمیل هم یك دقیقه وقت گذاشته باشد‌. در اینصورت، نصف روز دیگر هم به پایان خواهد رسید. در یكی از سبك‌ترین هفته‌های سال، تقریبا نیمی از یك هفته كاری 40 ساعته صرف رسیدگی به ایمیل‌ها شده است!

 و اگر ما این ارزیابی را به حدود 247 میلیارد ایمیلی كه روزانه ارسال می‌شود تعمیم دهیم، هزینه بالقوه این مشكل به مراتب بیشتر آشکار خواهد شد. با استفاده از داده‌هایی كه از عادات خود در مورد ایمیل‌ها به دست می‌آورید،‌ می‌توانید اقداماتی مانند مواردی كه در ادامه می‌آید برای كاستن از اینگونه روابط و اهمیت دادن به اصل موضوع انجام دهید:

• از حجم بكاهید. هر چقدر ترافیك بیشتری ایجاد كنید و با افراد بیشتری در تماس باشید، باید انتظار دریافت پیام‌های بیشتری را هم داشته باشید. تا زمانی كه به این نتیجه نرسیده‌اید كه واقعا چیزی برای گفتن دارید از ارسال پیام بیشتر خودداری كنید.

• ایمیل‌های خود را تقسیم‌بندی كنید. می‌توانید چند آدرس‌ ایمیل متفاوت داشته باشید: یك ایمیلی كه آدرس آن را به صورت گسترده به همه ارائه کرده‌اید و توسط دستیاری كه برای اولویت‌بندی، رسیدگی و جواب دادن به جای شما آموزش دیده است، بازبینی می‌شود؛ یك آدرس دیگر كه فقط مخصوص افراد خاصی مانند مشتری‌هایتان یا همكارانتان است؛ و سومی كه مخصوص دایره كوچكی از افراد مانند دوستان و اعضای خانواده است. برخی هم ممكن است آدرس چهارمی هم داشته باشند كه هنگام ثبت نام‌های اینترنتی یا خرید آنلاین از آن استفاده می‌كنند.

• از ابزار و خدمات ایمیل استفاده كنید. هر چند افراد كمی از این قابلیت‌ها استفاده می‌كنند، اما ‌بیشتر برنامه های مخصوص ایمیل، دارای مكانیزم داخلی مانند فیلترها و قواعدی برای قانونمند كردن و سامان دادن جریان دریافت اطلاعات هستند. پیام‌های نشان دهنده وضعیت (Status messages) مثل پیام «out of office» می‌توانند انتظارات و درخواست‌های دیگران را مدیریت كنند. همان‌طور كه دستیاران الكترونیکی مانند «Apple`s Siri» پیشرفته‌تر می‌شوند، برنامه‌هایی در حال اضافه شدن به آنها است كه به انجام كارهای اصلی از طریق ایمیل و جمع‌آوری اطلاعات برای تكمیل آنها كمك می‌كنند.

• زمانی را برای استراحت شخصی در نظر بگیرید. مدیریت ایمیل‌هایتان مهم است، اما گاهی اوقات احتیاج به فرار از آن دارید. می‌توانید از استراتژی دانا بوید، كارمند مایكروسافت، استفاده كنید. وی در فواصل معین کلیه ارتباطات الكترونیكی خود را قطع می‌كند (وی پیشنهاد می‌دهد كه این توقف را به مدت دو هفته ادامه دهید). اگر این كار خیلی سخت به نظر می‌رسد، می‌توانید در نظر بگیرید كه در زمان‌های معینی در روز به ایمیلتان سر بزنید و ساعتی را برای آفلاین بودن در نظر بگیرید. در طی این ساعات می‌توانید عبارت «out of office» را فعال كنید تا افراد بدانند كه جواب شما ممكن است تاخیر داشته باشد.

• زمانی را برای استراحت سازمانی در نظر بگیرید. ناتان زلدز، كه سابقا در اینتل كار می‌كرد، مدیر صاحب سبکی در این زمینه است. او ‌ایده‌هایی مثل زمان آرامش سازمانی، سهمیه ایمیل، سیستم حسابرسی به ایمیل و سرورهایی با دسترسی محدود به ایمیل را ایجاد كرده و گسترش داد. برخی شركت‌ها در زمان تعطیلات مهم دوره‌هایی بدون استفاده از ایمیل را در نظر می‌گیرند و برخی دیگر مانند Atos SA، شركت خدماتی آی تی واقع در پاریس، به كلی استفاده داخلی از ایمیل را منع می‌كنند.

• شروعی تازه داشته باشید. افرادی مانند لورنس لسینگ، استاد حقوق دانشگاه هاروارد، كه احساس می‌كنند زیادی درگیر این ایمیل‌ها شده‌اند و راه گریزی ندارند،‌ گاهی اوقات اعلام ورشكستگی ایمیل می‌كنند. آدرس ایمیل قدیمی را كنار گذاشته و یك ایمیل جدید ایجاد می‌كنند. می‌توانید این بار در ارسال، دریافت و جواب دادن به پیام‌ها از روش‌ها و عادات بهتری استفاده كنید، در حالی كه ارتباط با افرادی را كه تمایل به ادامه دادنش نداشتید فراموش می‌كنید.

• خاموش كردن. اگر تمام این اقدامات نتیجه نداد، به خاطر داشته باشید كه می‌توانید تمام این ابزارها را خاموش كنید. در دانشگاه McGill مرتبا به مدیران اجرایی كه در برنامه مدیریت شركت كرده‌اند خاطر نشان می‌كنیم كه از سرعت خود بكاهند، ‌قدمی به عقب بردارند و تجربیات خود را مورد استفاده قرار دهند. اما این كار به راحتی اتفاق نمی‌افتد؛ شما باید آن را قسمتی از كار روزانه مدیریت خود به حساب آورید.

اینها همه قدم‌های مهمی هستند ‌و انجام هیچ كدامشان آسان نیستند. این تصمیم‌گیری‌ها مستلزم گفتن كلمه نه به نیروهایی هستند كه به صورت آگاهانه یا ناخودآگاه به شما الهام می‌كنند كه باید همیشه در دسترس باشید.

كارمند ارشد اجرایی یك شركت تكنولوژی كانادایی در مورد ایمیل‌ها می‌گوید: «شما هیچ راه فراری ندارید. نمی توانید برای فكر كردن و خلوت كردن با خود جایی بروید.» اما این گفته نمی تواند درست باشد. شما یك انتخاب دارید: یا تكنولوژی را تحت كنترل خود در خواهید آورد و در نتیجه برای شما کاربرد خواهد داشت، یا اجازه می‌دهید كه این تکنولوژی مدیریت شما را تخریب کند؟ تمام اینها به این بستگی دارد كه چقدر به عادات خود توجه دارید: همانطوری كه هستند یا همانطوری كه باید باشند. به خاطر بسپارید که همیشه دكمه «خاموش» وجود دارد.

نسخه شماره 2- داروی تب بر