استاد شدن در مدیریت زمان با این تکنیک ها

شاید در مورد مدیریت زمان کتاب هایی خوانده باشید یا کلاس های مدیریت زمان را گذرانده باشید و سعی کرده باشید با کاغذ و قلم یا اپلیکیشن های مدیریت زمان، برای کارهای روزانه خود برنامه ریزی کنید و آنها را اولویت بندی کنید. ولی از خود می پرسید چرا با وجود دانش مدیریت زمان و این همه اپلیکیشن و گجت، هنوز هم نمی توانید همه کارهایتان را به انجام برسانید. پاسخ این سوال ساده است. همه چیزهایی که در مورد مدیریت زمان یاد گرفته اید، بی مصرف و بیهوده هستند، زیرا اثربخش نیستند.

قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان نمایید باید یاد بگیرید که اصولاً زمان چیست. دو نوع زمان داریم: زمان ساعتی و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه از 60 ثانیه و هر ساعت از 60 دقیقه و هر روز از 24 ساعت تشکیل شده است. همه زمان ها بطور مساوی می گذرند. وقتی کسی 50 سالش می شود، دقیقاً 50 سال دارد نه بیشتر، نه کمتر. در زمان واقعی، همه چیز نسبی است. زمان بسته به کاری که انجام می دهید به سرعت می گذرد یا کش می یابد. شاید دو ساعتی که در اداره جات می گذرانید به اندازه 12 سال به نظر برسد و وقتی به فرزندان خود می نگرید فکر کنید که گویی دو ساعته به سن 12 سالگی رسیده اند.

کدامیک از این زمان ها دنیایی که در آن زندگی می کنیم را به درستی توصیف می کنند، زمان واقعی یا زمانی ساعتی؟

دلیل آنکه گجن ها و سیستم های مدیریت زمان اثربخش نیستند این است که این سیستم ها برای مدیریت زمان ساعتی طراحی شده اند. زمان ساعتی اصلاً مطرح نیست. شما در زمان ساعتی زندگی نمی کنید و شاید به آن دسترسی هم نداشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، یعنی دنیایی که در آن زمان وقتی تفریح می کنید مثل برق و باد می گذرد و وقتی به وظایفتان رسیدگی می کنید کش می آید.

باید بگوییم که زمان واقعی حالت ذهنی دارد و بین دو گوش شما قرار گرفته است. شما هستید که آن را خلق می کنید. هر چیزی که شما می سازید، خودتان آن را مدیریت می کنید. وقت آن رسیده که محدودیت های "وقت ندارم" یا "الان وقتش نیست" را از روی دوش خود بردارید و شروع به مدیریت صحیح کارهایتان کنید.

فقط سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: افکار، مکالمات و اعمال. هر کسب و کاری که داشته باشید، کار شما شامل این سه مورد می شود.

به عنوان یک کارآفرین، شاید شما اغلب به جهات مختلف کشیده شوید یا در کارتان تداخل پیش بیاید. وقتی نمی توانید تداخل ها را حذف کنید، حداقل باید در زمانی که روی آنها می گذارید و همچنین در مقدار زمانی که روی افکار، گفتگوها و اعمالی که برای رسیدن به موفقیت انجام می دهید، اختیار و آزادی عمل داشته باشید.

تکنیک های زیر را تمرین کنید تا بتوانید در مدیریت زمان خود استاد شوید:
1. یک جدول زمانی نزد خود داشته باشید و همه افکار، گفتگوها و فعالیت های هفته را در آن یادداشت کنید. این به شما کمک می کند تا درک کنید در طول روز چه مقدار از این کارها را می توانید انجام دهید و لحظات ارزشمند شما برای چه چیزهایی تلف می شوند. بدین ترتیب مقدار زمان لازم برای نتیجه گرفتن از این کارها و مقدار زمان تلف شده برای افکار، گفتگوها و کارهای بیهوده و غیر اثربخش دستتان می آید.

2. باید به فعالیت یا گفتگویی که برای رسیدن به موفقیت برایتان اهمیت دارد زمانی را اختصاص دهید. لیست هایی که برای انجام کارها تنظیم می شوند (To-do lists) گاهی آنقدر طولانی می شوند که دیگر نمی توان آنها را عملی کرد. دفترچه های ثبت ملاقات ها در این مورد مفیدتر هستند. برای خودتان قرار ملاقات هایی تنظیم کنید و برای 5 فکر، گفتگو و کار مهم خود بلوک های زمانی تعریف کنید. بنویسید که این موارد در چه ساعتی آغاز و در ساعتی پایان می یابند. نظم و ترتیب پایبندی به این قرارها را داشته باشید.

3. برنامه ریزی کنید تا حداقل 50 درصد از زمان خود را به افکار، فعالیت ها و گفتگوهایی بگذرانید که بیشترین نتایج را برایتان تولید می کنند.

4. زمانی را برای تداخل ها و ... برنامه ریزی کنید. زمانی را نیز اختصاص دهید به اوقاتی که از کار دور می شوید.

5. نیم ساعت اول هر روز را به برنامه ریزی برای کل روز بگذرانید. تا وقتی که جدول زمانی روزانه خود را کامل نکرده اید روزتان را آغاز نکنید. مهترین زمان روز زمانی است که شما برای کل روز برنامه ریزی می کنید.

6. قبل از هر تماس یا وظیفه، 5 دقیقه صبر کنید تا بتوانید در مورد آنچه می خواهید بدست آورید تصمیم گیری کنید. این به شما کمک می کند تا قبل از شروع بدانید که موفقیت چه شکلی است. همچنین باعث می شود که زمان کندتر بگذرد. بعد از هر تماس یا فعالیتی نیز 5 دقیقه وقت بگذارید و به این فکر کنید که آیا نتیجه مطلوب شما بدست آمده است یا خیر. اگر اینطور نیست دلیل آن چیست. چطور می توانید دفعه بعد تکه گمشده پازل را سر جایش بگذارید.

7. اگر قرار است کاری را هر طور شده به انجام برسانید، کاغذ "مزاحم نشوید" را روی در اتاقتان بچسبانید.

8. تمرین کنید که با به صدای درآمدن موبایل یا دریافت ایمیل یا ... فوراً به سراغ موبایلتان نروید. توجه خود را فوراً به سمت افرادی که با شما تماس می گیرند معطوف نکنید مگر آنکه واقعاً این تماس برای کسب و کارتان حیاتی باشد و لازم باشد که فوراً پاسخ آنها را بدهید. در غیر این صورت باید زمان جداگانه ای را به پاسخ دادن به تماس ها و ایمیل ها بگذرانید.

9. حواس پرتی های دیگر مانند فیسبوک و انواع دیگر شبکه های اجتماعی را کنار بگذارید مگر آنکه از این ابزارها برای هدایت کسب و کار خود استفاده می کنید.

10. یادتان باشد که انجام همه کارها غیرممکن است. همچنین این نکته را فراموش نکنید که 20 درصد از افکار، گفتگوها و فعالیت ها هستند که 80 درصد نتایج را تولید می کنند.

منبع:برترین ها

 

ویدیو مرتبط :
10 تکنیک مدیریت زمان در فشار کاری بالا و زمان کم

---

خواندن این مطلب را به شما پیشنهاد میکنیم :

تکنیک هایی کاربردی برای مدیریت زمان

کمبود زمان یکی از دغدغه‌های مهم و همه‌روزه بسیاری از ما است.

 

تا بحال به این فکر کرده‌اید که چگونه برخی افراد زمان کافی برای انجام همه‌ی کارهایی که مدنظرشان است را دارند، اما برخی دیگر با اینکه همیشه در انجام کارها عجله دارند، اما هیچ وقت  آنها را به پایان نمی‌رسانند. واقعیت این است که دسته‌ی اول افرادی هستند که از زمان خود به صورت موثرتر و بسیار پربارتر استفاده می‌کنند، این افراد تمرینات و مهارت‌های مدیریت زمان را به خوبی یاد گرفته‌اند و آنها را هر روزه در زندگی شخصی و کاری به صورت عادت به کار می‌گیرند. در ادامه به بررسی  مواردی از این راهبردها می‌پردازیم:

۱- ابتدا کارهای مهمتر را انجام دهید
این یک قانون طلایی در مدیریت زمان است. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید؛ هنگامی که این کارها را تمام کردید، روزتان به خوبی پیش خواهد رفت. می توانید به سراغ دیگر کارها بروید و یا آنها را به فردا موکول کنید؛ به هر حال شما کارهای مهم خود را به پایان رسانده اید.

۲- طرح یا نقش کاری داشتن
هنگامی که به محل کارتان می‌روید اگر هیچ ایده‌ای برای انجام دادن نداشته باشید در این صورت هیچ کاری انجام نخواهید داد. هر روز ده الی پانزده دقیقه را قبل از شروع کار اختصاص دهید به اینکه  چه کاری را باید امروز انجام دهید. برخی افراد فکر کردن به این موضوع را هر روز صبح زمانی که تا محل کارشان رانندگی یا پیاده‌روی می‌کنند انجام می‌دهند و برخی دیگر زمانی که می‌خواهند بخوابند آن را بررسی می‌کنند.

وقتی که فکر کردن درباره‌ی کارهای روز بعد یا روزهای بعد را به زمان خواب موکول می‌کنید این امر باعث می‌شود تا شما به صورت ناخودآگاه در هنگام خوابیدن به طرحی که دارید فکر کنید، در نتیجه روز بعد با ذهنی بازتر و آماده‌تر به سوی مقصدتان قدم برخواهید داشت. این چند دقیقه‌ای که صرف برنامه‌ریزی می‌کنید شما را بیشتر به سمت موثر بودن و سازنده بودن سوق می‌دهد. هر زمانی که تصمیم گرفتید که چه کاری می‌خواهید انجام دهید شروع به اجرای طرح کنید.

3- «نه» گفتن را یاد بگیرید
پایبند بودن به زمان، به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید درک درستی از زمان در دسترس خود داشته باشید و این ویژگی ارزشمندی است که هر فرد می تواند با اندکی تلاش در خود ایجاد کند. شما می توانید متفاوت از سایرین باشید، باید یاد بگیرید که به بسیاری از فرصت ها «نه» بگویید. به یاد داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری داشتید، آنرا قبول کنید چراکه در غیر اینصورت ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید.

4- عملکرد چند وظیفه‌ای
مهارت انجام چند کار با هم یا چند وظیفه‌ای، یک استعداد درون‌داشتی است که همه‌ی ما قادر به انجام دادن آن نیستیم. درک اینکه شما قادر به انجام چنین کاری هستید یا نه بسیار مهم است، اگر فکر می‌کنید استعداد انجام چنین کاری را دارید، در این صورت یک فرصت استثنایی در اختیار خواهید داشت تا همیشه یک گام جلوتر از دیگران حرکت کنید، اما اگر نمی‌توانید، هیچ‌وقت به خودتان زحمت انجام آن را ندهید.

برخی افراد در تلاش برای انجام چند تکلیف با هم (زمانی که نمی‌توانند آنها را انجام دهند) نتیجه‌ای بسیار بدتر از انتظار به دست می‌آورند. تقبل انجام چند کار باهم باعث می‌شود هیچ یک از پروژه‌های مختلفی را که شروع کرده‌ایم به پایان نرسانیم و در نهایت همه‌ی کارها درهم و برهم شده و از اتمام کار ناامید می‌شویم.

۵- به موقع دست به کار شوید
تقریباً همه ما در طول زندگی چوب به تاخیر انداختن کارهای خود را خورده ایم. اصلاً سخت نیست! اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، قادر خواهید بود به نحو احسن آن را تا پایان مدیریت کنید.
مطمئناً اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، خیلی بهتر آن را به سرانجام می رسانید و استرس کم تری خواهید داشت. به خاطر داشته باشید انجام هیچ کاری مشکل نخواهد بود، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشید.

6- اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید
اغلب ما در انجام امور دچار وسواس شده و بیشتر از آن چیزی که نیاز هست، به جزئیات اهمیت می دهیم. معمولاً افراد ایده آل گرا دچار چنین حالتی می شوند. بهترین روش این است که با نگاهی به عملکرد گذشته خود، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده و کاری که قرار است انجام دهید معطوف شوید تا بتوانید بسیاری از امور را اصلاح کنید.

تدوین و اتخاذ استراتژی‌های موثر در مدیریت زمان یکی از ضروریات زندگی حرفه‌ای و شخصی است.

 

7- کم کردن وقفه هنگام کار
در نهایت اینکه در زندگی سعی کنید چیزهایی که شما را از حرکت باز می‌دارند بشناسید و آنها را کاهش دهید. اگر واقع‌بینانه بنگریم اگرچه شاید همه‌ی ما نتوانیم تعداد بسیاری از این موارد را کاهش دهید اما شیوه‌ی مواجهه و برخورد با آنها را می‌توانیم تغییر دهیم. مثلا فرض کنید که در حال انجام یک پروژه مهم هستید، در حین انجام این پروژه یکی از همکاران‌تان به شما کاری را محول می‌کند که می‌توانید بعدا برای آن وقت بگذارید.

در چنین شرایطی بهترین کار این است که پروژه‌ای را که شروع کرده‌اید، تمام کنید و سپس کار جدید را شروع کنید. اما ممکن است همیشه شرایط به این گونه نباشد، برای مثال اگر رئیس‌تان هنگام انجام کاری مهم به شما زنگ بزند و از شما بخواهد تا او را ملاقات کنید در این حالت کارفرمای شما حرف اول و آخر را می‌زند.

۸- زمان مشخصی را برای اینترنت و تلوزیون در نظر بگیرید
یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند تماشای تلوزیون، فیلم، بازی و یا شبکه های اجتماعی نظیر توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید. پیشنهاد می شود در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه کرده تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند. سپس سعی کنید آن را کاهش دهید.

9- زمان معینی را برای انجام هر کار در نظر بگیرید
فرض کنید کار یا پروژه ای به شما محول شده است؛ بجای آنکه با نگرانی بنشینید و در مورد آنها فکر کنید، این جملات را به خود بگویید: «من روی این پروژه کار می کنم تا انجام شود» و «من می خواهم ۳ ساعت روی این پروژه کار کنم.»
بخاطر داشته باید که محدودیت زمانی سبب تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه بهره وری تان نیز افزایش پیدا می کند. اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آن را به پایان برسانید.

۱۰- وقت استراحتی بین کارها داشته باشید
هنگامی که در انجام کارها عجله کنید، نمی توانید درک درستی از آنچه که انجام می دهید داشته باشید و اگر نتیجه دلخواهتان رخ ندهد، مطمئناً تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد. سعی کنید در حین انجام کارهایتان، زمانی را برای استراحت و آرامش داشته باشید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند. پیشنهاد می شود کمی قدم بزنید، آرام باشید و ذهن خود را از عوامل خسته کننده دور کنید.

۱۱-در همان ابتدا به لیست کلی وظایف خود نگاه نکنید
یکی از بدترین عواملی که سبب دلسردی شما می شود این است که در همان ابتدا به لیست کارهای انجام نشده خود، نگاه بیاندازید، آه بکشید و با خود بگویید که «هرکاری کنم باز هم وقت کافی برای انجام تمام آنها را ندارم.» در این مرحله بهترین کاری که می توان کرد این است که روی انجام یک کار متمرکز شوید و بعد از اینکه آنرا تمام کردید به سراغ مرحله بعد بروید.
گردآوری:بخش روانشناسی صبح بخیر
منابع:
iranmatlab.ir
دیجیاتو